Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft geconstateerd dat diverse organisaties klanten, bezoekers en medewerkers om een identiteitsbewijs vragen en een kopie ervan bewaren in hun administratie. Dit is echter niet altijd toegestaan. Wat mag wel en wanneer gaat u over de schreef?
Op een identiteitsbewijs staan meer gegevens dan in de meeste gevallen strikt noodzakelijk is voor registratie. Denk aan de nationaliteit en een burgerservicenummer (BSN). Om identiteitsfraude tegen te gaan, is het van belang dat dit soort gegevens alleen verstrekt en geregistreerd worden als dit absoluut noodzakelijk is. U mag een burgerservicenummer dan ook niet registreren en gebruiken zonder dat dit wettelijk toegestaan is. Dat is bijna nooit het geval, behalve als het voor de loonadministratie is.
Op grond van de Wet op de Loonbelasting bent u verplicht om de identiteit van een nieuwe medewerker bij indiensttreding te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument (met uitzondering van een rijbewijs). U mag de identiteit niet vaststellen op basis van een kopie van het identiteitsdocument. Na controle bent u verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs – inclusief burgerservicenummer en pasfoto – te maken en op te nemen in de loonadministratie (bewaarplicht).
Het CBP ziet toe op de naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Overtreedt u de wet dat kan het CBP uw organisatie een dwangsom opleggen. Meer over de regelgeving kunt u lezen in de richtsnoeren identificatie en verificatie van persoonsgegevens van het CBP.