Soms zou het handig zijn als u de e-mail van uw medewerkers in kon zien. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarbij uw medewerker op vakantie is. Dit mag echter niet zonder toestemming van de medewerker zelf. Ook heeft u toestemming nodig van de ondernemingsraad (OR). Dit blijkt uit een recente uitspraak van de kantonrechter Amsterdam.
In de zaak had een werkgever zonder toestemming van de ondernemingsraad een nieuwe procedure ingevoerd. Volgens de nieuwe procedure mocht de werkgever bij afwezigheid van de medewerkers de e-mails van de betreffende medewerker bekijken. Met de nieuwe procedure wilde de werkgever de bereikbaarheid van de organisatie verbeteren. Ook bij afwezigheid van medewerker konden e-mails dan tenslotte afgehandeld worden. De OR van de organisatie trok echter aan de bel omdat er niet om instemming was gevraagd.
De kantonrechter Amsterdam gaf de OR gelijk. Medewerkers van de organisatie mochten hun werkmail namelijk ook voor privédoeleinden gebruiken. Inzage in de mailbox van medewerkers zou hun privacy dus schaden. Ook zou inzage in de werkmail een controlemiddel op het functioneren van de medewerkers zin. Volgens artikel 27, lid k en l van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de OR in zulke gevallen instemmingsrecht. De rechter verklaarde het besluit van de werkgever dus ongeldig. Hij moest de nieuwe procedure intrekken.
Kantonrechter Amsterdam, 17 augustus 2012, LJN: BX4940