Privacy bij gebruik eigen laptop of mobiel

Steeds meer werknemers gebruiken hun eigen devices – zoals smartphone, tablet of laptop – ook voor werk. Het is efficiënt, maar stelt vanwege privacy ook grenzen aan wat een werkgever kan verlangen van zijn werknemer. De OR speelt hierin een belangrijke rol.

19 december 2016 | Door redactie

Het gebruik van eigen apparaten voor het werk noemt men BYOD: Bring Your Own Device. En dat heeft voordelen: de werknemers werken op apparaten die zij prettig vinden werken en hebben slechts één laptop, tablet of smartphone in plaats van twee. Maar een werkgever wil zichzelf natuurlijk wel beschermen tegen datalekken, virussen en andere problemen. Om het gebruik van eigen apparaten op de werkvloer in goede banen te leiden, is het belangrijk dat er regels voor zijn. Daar hebben werknemers ook profijt van, want BYOD-beleid beschermt ook hun privacy. Komt BYOD voor in uw organisatie, dan is het goed als de OR eens met de werkgever om tafel gaat om de mogelijkheden te bekijken.

OR heeft instemmingrecht op verwerking personeelsgegevens

De ondernemingsraad heeft volgens artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht op regelingen die betrekking hebben op personeelscontrole en het verwerken van personeelsgegevens. Het verplichten van een goed werkende virusscanner valt dus niet onder het instemmingsrecht (tools), maar het installeren van een programma waarmee de ICT-afdeling de controle van het apparaat over kan nemen en in alle mappen kan, valt hier wel onder.

Maatregelen op privéapparaat vastleggen in ict-reglement

De privacy van de werknemer gaat in principe boven het bedrijfsbelang, tenzij er zwaarwegende zaken meespelen. Als het dan toch nodig is om te kunnen ingrijpen op een privéapparaat, moet de mogelijkheid hiertoe vooraf zijn vastgelegd in een ict-reglement. De OR weegt daarvoor eerst de werkgevers- en werknemersbelangen af. Daarbij houdt een slimme OR in het achterhoofd dat een werknemer – zelfs als hij zijn eigen apparaten gebruikt – niet verantwoordelijk is voor ontstane problemen, tenzij hij bewust de fout in is gegaan of opzettelijk roekeloos is geweest.