Wilt u de sollicitatiebrief en het cv van een sollicitant in portefeuille houden, dan moet u hem om toestemming vragen om zijn gegevens een jaar te bewaren. Na een jaar is het verstandig om de sollicitant opnieuw om toestemming te vragen voor het bewaren van zijn gegevens.
Als u het cv van een sollicitant interessant vindt maar niet direct een passende functie heeft, kan het handig zijn om zijn gegevens in portefeuille te houden. U neemt dan contact met hem op als u wel weer een geschikte vacature heeft. Er geldt in dat geval een bewaartermijn van een jaar. Dit staat in de richtlijn van de Sollicitatiecodecommissie van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Neemt u na een jaar contact op met de sollicitant, dan kan hij meteen aangeven of hij zijn cv nog wil aanvullen. Uitzendbureaus kunnen het cv van een sollicitant langer in portefeuille houden. Voor hen geldt een bewaartermijn van vijf jaar.
Wijst u een sollicitant direct af, dan moet u zijn sollicitatiebrief en cv binnen vier weken na de afwijzing vernietigen of terugsturen. Sollicitanten die hun cv op internet plaatsen, zijn zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van hun gegevens als zij niet meer op zoek zijn naar een baan. Uitzendbureaus die het cv van een sollicitant van internet halen, moeten de sollicitant hierover informeren.