Het projectrapport is de schriftelijke verantwoording van de activiteiten van een projectgroep. Idealiter is het projectrapport een gezamenlijk product van het hele projectteam.
Globaal bevat een projectrapportage drie tekstonderdelen: een inleiding, de basis, en tot slot een conclusie met eventueel aanbevelingen. Bijlagen, zoals projectdocumentatie, cijfer- en onderzoeksmateriaal en visuele ondersteuning, maken het geheel af. Het rapport is de volledige beschrijving van het project, vanaf dag één tot het moment van afronding. Hoe was het verloop van het project? Welke activiteiten zijn er verricht? Waar lagen de successen en pijnpunten? Moest er bijgestuurd worden of afgeweken van de oorspronkelijke doelstellingen? Wat zijn de resultaten?
Ook al zijn niet alle projectteamleden even taalvaardig of doortastend, het basisonderdeel van het rapport is idealiter een groepsproductie. Dat weerspiegelt niet alleen de groepsinzet, het leert het projectteam ook samenwerken. Een groepsproductie biedt de mogelijkheid voor verschillende werkwijzen:
De projectmanager zorgt voor een nauwkeurig omschreven taakverdeling en legt deze vast. Het moet duidelijk zijn dat alle betrokkenen samen verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat. Een bekende valkuil na afronding van een deeltaak is dat leden van de projectgroep weer overgaan tot ‘de orde van de dag’ en de aandacht erg snel verleggen naar andere zaken. Hierdoor kan het gezamenlijke einddoel uit zicht raken.