Managers en de directie bepalen in grote lijnen welke stappen een organisatie gaat nemen voor verdere ontwikkeling en groei, maar werknemers kunnen ook een duit in het zakje doen. Om te drempel te verlagen voor het indienen van voorstellen, is het handig om richtlijnen op te stellen.
Door werknemers de ruimte te geven om met voorstellen te komen voor verbeteringen van bestaande processen of voor vernieuwingen, benut een organisatie nog beter de kennis van haar personeel. Het is dan wel handig om hieraan randvoorwaarden te hangen, zodat leidinggevenden een voorstel eenduidig kunnen bekijken en beoordelen. Een voorstel zou daarvoor de volgende punten moeten bevatten:
Een voordeel van werknemers laten meedenken over de ontwikkeling van de organisatie is dat het de bedrijfsprocessen kan verbeteren. Dat kan weer tijd en geld besparen. Een ander voordeel is dat leidinggevenden minder vaak worden geconfronteerd met vragen van werknemers. Door werknemers de ruimte en het vertrouwen te geven om mee te denken over de organisatie, zullen ze minder snel geneigd zijn om problemen of onduidelijkheden meteen bij de leidinggevende op tafel te leggen. Een leidinggevende kan zelfs een stap verder gaan door niet zelf te beslissen (tool) over een voorstel maar de beslissing neer te leggen bij een geschikte senior werknemer. En als een voorstel één of meerdere alternatieven bevat met een reden waarom deze minder goed werken, is een beslissing snel genomen.
De manager kan deze informatie ook laten verzamelen door de OR, die hiervoor een onderzoek kan doen onder de achterban. Of specifiek aan de OR vragen weke verbeterpunten er eventueel zijn, aangezien de kans groot is dat de OR signalen over mogelijke verbeterpunten heeft opgevangen. Daarnaast kan de OR initiatief nemen (artikel 23, lid 3 Wet op de ondernemingsraden) om verbeteringen door te voeren binnen de organisatie.