‘Zie bijlagen’: extraatjes in draaiboek evenement

6 juni 2024 | Door redactie

Geen twee draaiboeken voor een evenement zijn hetzelfde. Toch zijn er onderdelen die in ieder draaiboek thuishoren: een algemeen deel, een planning, een takenoverzicht en de bijlagen. Maar wat moet er nou wel en niet in die bijlagen staan?

Een draaiboek voor een evenement – denk aan een beursdeelname, open dag (tool), persconferentie (tool) of bedrijfsuitje – moet chronologisch, beknopt en duidelijk zijn. Achteraan het draaiboek – na het algemene deel, de planning en het takenoverzicht – is dan ook de plek om bijlagen toe te voegen. In die bijlagen staat extra, toegespitste informatie die bepaalde zaken uit de hoofdmoot van het document kunnen verduidelijken. Denk aan een routebeschrijving naar en een plattegrond van de locatie, huisregels tijdens het evenement of gebruiksaanwijzingen voor bepaalde apparaten die op locatie aanwezig zijn (zoals welke brandstof er in het noodaggregaat gaat).

Tijdsdruk en strakke planning

Verzand hierbij niet in details, waardoor het document onnodig lang wordt. Is het echt essentieel voor het slagen van het evenement of de geur van de zeepjes op het toilet lavendel of dennenappel is? Als het draaiboek te uitgebreid is, loopt men het risico dat betrokkenen de belangrijkste zaken niet makkelijk meer kunnen terugvinden. En dat is onder tijdsdruk – en dat is er tijdens een evenement met strakke planning altijd – wel cruciaal. Betrokkenen kunnen daarnaast moedeloos worden zodra ze de dikke pil onder ogen krijgen en er nauwelijks kennis van nemen.

Twee draaiboeken

Is er twijfel over de noodzaak van een onderwerp in het draaiboek, zet het dan in de bijlagen. Twee draaiboeken maken is ook een optie: een uitgebreide versie en een uitgeklede variant met alleen de meest relevante onderdelen. Houd sowieso achterin het draaiboek wat ruimte vrij voor aantekeningen. Er zijn altijd werknemers die zelf nog iets willen toevoegen, zoals een punt van aandacht of een verbetertip voor de volgende keer (artikel).

Bijlagen bij dit bericht

Feedback geven
E-learning | VideoCollege 11 minuten