VERDIEPINGSARTIKEL

Aandachtspunten ziekte en re-integratie

Uw OR heeft onder andere instemmingsrecht op voorgenomen besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekte­verzuim of het re-integratiebeleid. Als u zo’n instemmingsaanvraag onder uw neus krijgt geschoven, waar moet u dan specifiek op letten?


10 november 2020 8 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Edwin Aerts, Joost Buur en Mark Diebels, KZO advocaten, e.aerts@kzoadvocaten.nl


Ziekteverzuimbeleid gaat over regels met betrekking tot de zieke werknemer, zoals controle van verzuim, het genezingsvoorschrift en mededelings- en informatieplicht. Re-integratiebeleid gaat over de regels gericht op terugkeer van de zieke werknemer naar het werk. Wat zijn in de praktijk van uw dagelijkse OR-werk aandachtspunten bij het beoordelen van dit beleid?

Keuzes rond arbodienstverlening

Uw OR heeft instemmingsrecht op de inrichting van de arbodienstverlening en op het contract dat uw organisatie daarbij afsluit. Dit is misschien wel de belangrijkste beslissing voor uw OR, omdat goede begeleiding bij ziekteverzuim en re-integratie cruciaal is.

De eerste keuze die uw organisatie moet maken, is die tussen interne of externe arbodienstbegeleiding. Kiest u ervoor om een eigen arbodienst op te richten binnen uw organisatie of schakelt u externe arbodienstverleners in?

Logischerwijs is de keuze voor een interne arbodienst alleen interessant voor de echt grote organisaties. Het heeft voor de hand liggende voordelen om arbodienstverlening zelf in huis te hebben: gerichte kennis van de organisatie en de processen, de risico’s en gevaren, maar ook laagdrempeligheid en korte lijnen. Als intern echter bepaalde specifieke kennis ontbreekt, zal uw organisatie toch gecertificeerde externe deskundigen moeten inschakelen. 

Voor de meeste organisaties is externe ondersteuning de enige reële optie. Ook daar speelt een keuze: een gecertificeerde arbodienst of zelfstandige dienstverleners? De grotere arbodiensten hebben vaak een bredere dekking, zowel geografisch als qua inhoudelijke disciplines.
De laagdrempeligheid, het persoonlijke en soms ook de slagkracht van een zelfstandige bedrijfsarts of arbeidsdeskundige kunnen echter ook aantrekkelijk zijn.

Uw bestuurder mag alleen kiezen voor zelfstandige dienstverleners met schriftelijke overeenstemming met uw OR. Stemt u niet overeen, dan kan de bestuurder het besluit niet invoeren. In beroep gaan is niet mogelijk.

Stemt uw OR niet overeen over zelfstandige dienstverleners, dan moet uw bestuurder de arbodienstverlening organiseren via een gecertificeerde arbodienst. Of de arbodienst gecertificeerd is, kunt u checken bij de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten.

Oriënteer u goed op de mogelijkheden

Zowel bij de arbodienst als bij de zelfstandige dienstverlener geldt: adviseer uw bestuurder om meerdere offertes op te vragen, zodat er ook echt iets te kiezen is. Het kan slim zijn om OR-leden van andere organisaties (het liefst uit uw branche) om referenties te vragen rond hun arbodienstverlening. Vraag daarnaast eens rond bij uw achterban wat hun ervaringen zijn met de huidige arbodienstverlener. Vraag ook wat werknemers belangrijk vinden bij ziekteverzuim- en re-integratiebegeleiding.

Voor de arbodienstverlening is het afsluiten van een schriftelijk contract verplicht. In zo’n zogeheten basiscontract moeten minimaal de volgende zaken geregeld zijn. 

  • het insteken van de ziekteverzuimbegeleiding;
  • het toetsen van en adviseren over de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E);
  • het uitvoeren van periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO);
  • het uitvoeren van een aanstellingskeuring;
  • de rol van de bedrijfsarts, het recht op een second opinion en de klachtenprocedure;
  • de vrije toegang van de bedrijfsarts tot elke werkplek;
  • de invulling van preventie.

In het basiscontract moet ook staan hoe uw ondernemingsraad, de bedrijfsarts en de preventiemedewerker met elkaar overleggen. Dat overlegrecht bestaat op regelmatige basis.

Let erop dat de arbodienst alle kernspecialismen in huis heeft of daartoe toegang heeft: bedrijfsarts, veiligheidskundige, arbeidshygiënist en arbeids- en organisatiekundige. Deze kerndeskundigen helpen en ondersteunen bij het uitvoeren van een aantal arbotaken.

Kosten arbodienstverlening

Tot slot is het kostenaspect een aandachtspunt. De kosten voor het werken met een arbodienst zijn voor uw bestuurder: vaak wordt gewerkt met een vast bedrag per werknemer en daarboven een tarief per verrichting van de arbodienst of een tarief per uur. Een grove richtlijn is een gemiddelde van € 100 tot € 150 euro per werknemer per jaar. Sommige organisaties houden rekening met ongeveer 0,3% van de loonsom op jaarbasis.

Privacy van de zieke werknemer

Het tweede aspect bij ziekteverzuimbeleid gaat over privacy. Het is gebruikelijk om in een organisatie een verzuimprotocol (tool) op te stellen met daarin de rechten en plichten bij ziekteverzuim. Veel van die rechten en plichten hebben met privacy te maken. Uitgangspunt is dat alle informatie die de zieke werknemer betreft wordt beschermd. Toch moet een werkgever wel wat informatie krijgen, zodat hij de verzuimbegeleiding vorm kan geven.

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft hiervoor richtlijnen opgesteld, waar uw organisatie in het ziekteverzuimbeleid rekening mee moet houden.

Informatie van de werknemer

Een werkgever of leidinggevende mag niet zomaar alles vragen bij een ziekmelding van een werknemer. De werknemer hoeft geen informatie te delen over bijvoorbeeld de aard van zijn ziekte, zijn behandeling en het verloop van zijn herstel. De volgende informatie moet een werknemer wel delen.

  • De werknemer moet een inschatting geven van de verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid. Die informatie is namelijk van belang om te beslissen of, en zo ja welke tijdelijke maatregelen een werkgever moet treffen en of hij de arbodienst moet inschakelen voor controle.
  • De werknemer moet relevante informatie verstrekken aan de arbodienst en dan vooral aan de bedrijfsarts. Denk aan het gebruik van bepaalde medicijnen. Dat kan voor de bedrijfsarts tenslotte van belang zijn om te bepalen of dit de mogelijkheden beïnvloedt om te reizen van en naar een arts, ziekenhuis of therapie, of misschien de concentratie van de werknemer aantast, waardoor hij moeite heeft om verzuimgesprekken te voeren. Ook kan een bepaalde ziekte besmettelijk zijn of kan het werk besmettingsgevaar met zich meebrengen (denk aan coronaklachten, een slager met hiv, een verpleegkundige met ebola), waardoor werkhervatting (nog) niet verantwoord zou zijn. De bedrijfsarts mag bepaalde informatie delen met de werkgever zonder toestemming van de werknemer, zoals de ongeschiktheid voor het bedienen van zware machines.
  • Een werkgever of leidinggevende mag aan de werknemer vragen of de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid ligt in de arbeidsomstandigheden. Dat geeft de werkgever gelegenheid om verzuim van anderen te voorkomen en te zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden.
  • Ook moet een werknemer antwoorden op de vraag of er een aansprakelijke partij is voor de arbeidsongeschiktheid. De werkgever zou bepaalde kosten van het ziekteverzuim dan op die partij kunnen verhalen (regres). De Autoriteit Persoonsgegevens vindt dat de werknemer dat alleen hoeft te melden bij een verkeersongeval, maar niet bij bijvoorbeeld huiselijk geweld of een vechtpartij.
  • Daarnaast kan ten slotte van belang zijn om te weten of de arbeidsongeschiktheid samenhangt met zwangerschap, orgaandonatie of de status van arbeidsgehandicapte. De werkgever kan in die gevallen de kosten van loondoorbetaling via de no-riskpolis van UWV terugkrijgen.

‘Toestemming’ voor het verwerken van gegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) beschrijft hoe organisaties met persoonsgegevens moeten omgaan. Werkgevers verwerken uiteraard aan de lopende band persoonsgegevens, ook van de werknemers. Normaal gesproken zal dat ook gewoon mogen, eenvoudigweg omdat de verwerking ervan nodig is om de arbeidsovereenkomst uit te voeren.

Het is belangrijk dat u uw oren spitst als het gaat om de verwerking van gegevens van werknemers. Op regelingen over dat onderwerp heeft u namelijk instemmingsrecht op basis van artikel 27, lid 1k WOR. Let met name op als uw werkgever ‘toestemming’ vraagt om bepaalde persoonsgegevens te mogen verwerken. Denk aan gegevens over ziekteoorzaken, over een bepaald soort behandeling of aan iets simpels als foto’s van werknemers. Zelfs uit foto’s kunnen namelijk bepaalde gezondheidskenmerken blijken, zoals of iemand brildragend is of een bepaalde lichamelijke beperking heeft.

In de verhouding werkgever-werknemer is de hoofdregel dat een werknemer geen rechtsgeldige toestemming kan geven.

In de verhouding werkgever-werknemer is de hoofdregel dat een werknemer geen rechtsgeldige toestemming kan geven voor het verwerken van zijn persoonsgegevens. Dit komt door de gezagsverhouding die altijd tussen de werkgever en werknemer bestaat: een werknemer voelt zich mogelijk niet helemaal vrij om toestemming te weigeren.

Er zijn wel uitzonderingen, bijvoorbeeld als het gaat om niet-gevoelige gegevens én overduidelijk is dat het weigeren geen gevolgen voor de carrière van de werknemer zou hebben. Het uitgangspunt is echter: toestemming vragen aan werknemers om hun persoonsgegevens te verwerken mag niet. Ziet u dat dat toch gebeurt, ga dan met uw OR op onderzoek uit en trek waar nodig aan de bel.

Aandachtspunten bij re-integratiebeleid

Bij re-integratiebeleid zijn er drie zaken waar uw OR goed op moet letten, namelijk de invulling van het begrip ‘passende arbeid’, de regels bij een second opinion of deskundigenoordeel en het beleid rond re-integratie tweede spoor. 

Passende arbeid

Re-integratie moet gericht zijn op de terugkeer van de werknemer in zijn eigen functie of in ander passend werk. Een werkgever is verplicht te doen aan zogeheten ‘job carving’: het aanpassen van functies om die geschikt te maken voor de zieke werknemer. Dat kan voor een kortere termijn, bijvoorbeeld gedurende de re-integratie, of voor de langere termijn.

Dat kan betekenen dat de werknemer bepaalde taken in zijn functie niet meer hoeft te doen, omdat ze te belastend zijn voor hem. Ook kan een werkgever besluiten om lichte taken uit diverse functies te verzamelen en een aparte functie in het leven te roepen, die bestaat uit al die verzamelde lichte taken.

Let op de balans in het beleid rond passende arbeid. Het verlichten van de ene functie betekent namelijk meestal een verzwaring van de functie voor één of meer anderen. 

Collega’s kunnen afwisseling gaan missen als lichte taken bij hen worden weggehaald. Hun mentale en fysieke belasting gaat dan omhoog. Stel voor om per afdeling maximaal een bepaald percentage van aangepaste functies toe te laten.

Second opinion of deskundigenoordeel

De werknemer heeft de wettelijke mogelijkheid om de mening van de bedrijfsarts te laten toetsen. Dat kan bij een andere bedrijfsarts via de second opinion als het gaat om gezondheidskundige aspecten. Denk aan: schat de bedrijfsarts mijn beperkingen wel goed in?

Dat kan ook bij UWV via het zogeheten deskundigenoordeel, als het gaat om vragen als: ben ik nog steeds arbeidsongeschikt of doe ik of doet mijn werkgever wel voldoende aan mijn re-integratie?

In het beleid kan worden vastgelegd hoe en bij wie de werknemer terechtkan voor een second opinion. Laat uw organisatie de keuze voor een second opinion-arts geheel vrij, dan kunt u aan uw bestuurder voorstellen om de kosten te vergoeden die dan bij de werknemer liggen. Bij een deskundigenoordeel geldt dat ook de werkgever die kan aanvragen.

Voorbeelden beleid

Beleid zou kunnen zijn om bij onenigheid de bal voor een deskundigenoordeel steeds bij de werkgever te leggen. De kosten (werkgeversaanvraag 2021: € 400) zijn voor hem meestal beter te dragen dan als de werknemer de aanvraag moet doen (werknemersaanvraag 2021: € 100).

 

Alternatief beleid kan zijn om het initiatief wel bij de werknemer te leggen, maar de kosten te vergoeden als hij in het gelijk wordt gesteld.

Re-integratie tweede spoor

Tot slot is de inrichting van het tweede spoor van belang. De werkgever die intern geen mogelijkheden heeft, moet de werknemer begeleiden bij het zoeken van werk elders. Dat kan de werkgever zelf doen of uit handen geven aan een professioneel re-integratiebedrijf. Maar welk re-integratiebedrijf (tool)

Uw OR kan in het re-integratiebeleid ook aandacht schenken aan de samenwerkingspartners voor de inzet in het tweede spoor. Welk soort organisaties acht uw OR geschikt en wenselijk om zieke werknemers naartoe te re-integreren: bijvoorbeeld wél een werkervaringsplaats bij een zorginstelling en geen onbetaalde stage in de petrochemische industrie? Welke afspraken zijn daarbij te maken over bijvoorbeeld kosten en aansprakelijkheden?

Valkuilen in ziekteverzuim- en re-integratiebeleid

De praktijk laat zien dat een aantal valkuilen bestaan.

  • Uw OR moet erop alert zijn dat in het basiscontract genoeg ruimte is opgenomen voor de bedrijfsarts in zijn preventieve rol. Wettelijk moet in het contract zijn opgenomen dat hij bijvoorbeeld ongevraagd beroepsziekten mag opsporen en melden aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB), en de bevindingen vertalen in een preventieve aanpak die uw organisatie zou moeten volgen. Niet alle werkgevers zitten te wachten op zo’n proactieve bedrijfsarts.
  • De beperkingen vanwege privacyaspecten voelen voor sommige werkgevers onnatuurlijk. Er wordt soms te veel gevraagd en te veel vastgelegd, vaak met de beste bedoelingen. Het beleid moet weerspiegelen dat uw organisatie het belang van privacy van zieke werknemers onderkent.
  • Als de insteek van een werkgever is om grip te houden op het ziekteverzuim door veel en vaak te controleren, dan kan dat gemakkelijk te ver gaan. De regel in een verzuimprotocol dat de zieke werknemer de hele dag thuis moet zijn om controle mogelijk te maken, is niet redelijk en kan dus niet worden afgedwongen. Let op het evenwicht tussen vertrouwen en controle, in redelijkheid.
  • Tot slot is het in het belang van de organisatie als er duidelijk beleid is bij overtreding van het verzuimprotocol. De wet geeft sancties, zoals een loonstop of -opschorting, en uw bestuurder zou daar niet te laks mee om moeten gaan. Bij controle of uw organisatie genoeg doet aan re-integratie, is het niet opleggen van loonsancties namelijk een belangrijke tekortkoming van de werkgever. Die kan ertoe leiden dat uw organisatie bij langdurige arbeidsongeschiktheid van de werknemer nog een derde ziektejaar het loon moet doorbetalen.

Het complete verhaal over de rol van de or bij ziekte en re-integratie leest u in themadossier OR Rendement OR draagt bij aan gezond ziektebeleid. Professional+-abonnees kunnen dit themadossier digitaal lezen via Mijn Bibliotheek.