Als werknemers iedere dag dezelfde reis maken van huis naar kantoor en terug, is het niet praktisch om hen hier continu declaraties voor te laten indienen. U kunt dan beter een vaste reiskostenvergoeding afspreken. Daarbij moet u wel aan een aantal voorwaarden voldoen.
De regels voor het berekenen van een onbelaste vaste reiskostenvergoeding zijn onder de werkkostenregeling hetzelfde als onder de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Hierbij gaat u bij een fulltime dienstverband standaard uit van 214 werkdagen in een jaar. Het kalenderjaar heeft natuurlijk meer werkdagen, maar er is al rekening gehouden met korte afwezigheid van de werknemer wegens vakantie, ziekte en verlof.
Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het totale aantal kilometers per dag. Dan heeft u het aantal kilometers dat de werknemer op jaarbasis reist. Dit vermenigvuldigt u vervolgens met de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer. Om de vaste vergoeding per maand of per week te krijgen, moet u de uitkomst uiteraard delen door 12 of 52.
Deze regeling mag u alleen toepassen als de werknemer in minstens 36 weken per jaar naar zijn werkplek reist. Let erop dat u de regeling naar evenredigheid moet toepassen voor werknemers die maar een aantal dagen per week naar een vaste werkplek reizen, bijvoorbeeld doordat zij parttime werken. Voor het bepalen van de maximale onbelaste vergoeding kunt u de rekentool Vaste reiskostenvergoeding berekenen gebruiken.