Reiskosten doorbetalen aan werknemer in isolatie?

Als een werknemer langdurig moet thuiswerken, betekent dit niet automatisch dat zijn werkgever hem voor die periode geen onbelaste reiskostenvergoeding meer kan geven. Er gelden wel strikte voorwaarden voor het doorbetalen van de vergoeding aan bijvoorbeeld werknemers die in isolatie zitten vanwege het coronavirus.

9 maart 2020 | Door redactie

Voor reiskostenvergoedingen bestaat een gerichte vrijstelling. Daarbij geldt een vast bedrag van € 0,19 per kilometer of de kosten van het openbaar vervoer. Als een werkgever achteraf op basis van declaraties van de werknemer de reiskosten vergoedt, krijgt hij natuurlijk geen declaraties als de werknemer niet gereisd heeft. Werknemers in corona-quarantaine krijgen dan dus geen reiskostenvergoeding meer.

Vaste kostenvergoeding mag doorlopen

Geeft een werkgever aan een werknemer een vaste reiskostenvergoeding (tool), dan geldt er een bijzondere regel bij langdurige afwezigheid. Hij mag dan tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste vergoeding doorbetalen. Verwacht de werkgever dat de werknemer langdurig afwezig is, dan mag hij de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Komt de werknemer weer naar het werk, dan mag de werkgever pas weer reiskostenvergoeding betalen vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Reiskosten vergoeden voor werknemer in isolatie

Voor het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gelden de volgende voorwaarden:

  • De werkgever moet het bedrag van de vrijstellingen aannemelijk maken.
  • De werkgever omschrijft elke vrijstelling en geeft een schatting van het bedrag.
  • De werkgever geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
  • De werkgever onderbouwt de vergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
  • De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon.