Carpoolen kan een efficiënte manier van vervoer zijn. Uw medewerkers komen allemaal tegelijk aan op de plaats van bestemming, het vermindert files en spaart het milieu. Het hoeft echter niet te betekenen dat u bespaart op reiskosten. Ook medewerkers die carpoolen kunnen namelijk recht hebben op een reiskostenvergoeding. Dit blijkt uit een recente rechtszaak van het gerechtshof in Den Bosch.
In de zaak eiste een werkgever de uitgekeerde reiskostenvergoeding van een medewerker terug. De werkgever vond achteraf gezien dat de medewerker hierop geen recht had omdat hij carpoolde. De medewerker stelde echter dat hij gewoon recht had op een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer. De medewerker had zijn collega namelijk ook altijd een vergoeding betaald voor het carpoolen en deze had hij van zijn werkgever vergoed gekregen.
Het hof gaf de medewerker gelijk. In het huishoudelijk reglement van de organisatie stond wel dat carpoolen niet werd vergoed, maar de werkgever kon niet aantonen dat de medewerker hiervan op de hoogte gesteld was. Ook in de arbeidsovereenkomst van de medewerker stond niets vermeld over het uitblijven van een reiskostenvergoeding in geval van carpoolen. Het hof vond het dan ook niet meer dan redelijk dat de medewerker ervan uitging dat hij recht had op een reiskostenvergoeding voor het carpoolen. Vooral ook omdat zijn eerdere declaraties altijd zonder enig probleem vergoed werden.
Zorg er dus voor dat de regels rond de vergoedingen voor woon-werkverkeer duidelijk zijn vastgelegd in de cao, het personeelsreglement of de arbeidsovereenkomsten en vermeld eventuele uitzonderingen voor carpoolen. Laat uw medewerkers deze documenten tekenen voor gezien zodat u altijd kunt aantonen dat uw medewerkers op de hoogte zijn van de afspraken.
Gerechtshof ’s-Hertogenbosch, 3 juli 2012, LJN: BX0515