Reiskostenvergoeding voor medewerkers die carpoolen
Wanneer medewerkers met een collega carpoolen naar kantoor, maken ze geen reiskosten. Toch mag u hen soms een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Belangrijk daarbij is of de medewerker die met een collega meerijdt dat op eigen initiatief doet, of op uw verzoek.
Wat te doen als uw medewerkers massaal aan het carpoolen zijn? Moet u de ‘meerijders’ ook een reiskostenvergoeding betalen? En hoe zit het met het omrijden om collega’s op te pikken, moeten die kilometers ook worden vergoed? De Belastingdienst hanteert hiervoor duidelijke regels.
Autodelen op initiatief van de baas
Medewerkers die met hun eigen auto naar het werk komen en collega’s meenemen, mag u een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. Als de medewerker moet omrijden om zijn collega's op te pikken, mag u die extra kilometers echter niet zomaar vergoeden. Daarvoor moet u degene zijn die het initiatief voor het autodelen heeft genomen. Als de medewerker er zelf voor heeft gekozen om samen met zijn collega's te reizen, kan hij voor de omrijkilometers geen vergoeding eisen. Deze hebben dan een privékarakter.
Onbelaste vergoeding aan meerijders
Ook voor de meereizende collega's hangt het van de initiatiefnemer van het autodelen af of zij een reiskostenvergoeding kunnen krijgen. Als u het carpoolen organiseert, is er voor de meelifters sprake van vervoer vanwege de werkgever. U mag aan hen geen onbelaste vergoeding betalen. Als medewerkers zelf besluiten om te carpoolen, mag u aan de meerijders wel een onbelaste vergoeding betalen.