Als medewerkers niet naar hun werk komen, maken ze hiervoor ook geen reiskosten. Voor zover de (collectieve) arbeidsovereenkomst dit niet uitsluit, mag u hun vaste reiskostenvergoeding dan ook stopzetten als ze ziek zijn of op vakantie. Dat scheelt flink in de kosten en is niet onredelijk. Is een medewerker langere tijd weg, dan mag u een onbelaste vaste reiskostenvergoeding fiscaal zelfs niet zomaar laten doorlopen.
Maken medewerkers kosten om naar hun werk te komen, dan mag u deze tot € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Maar waarom zou u reiskosten vergoeden die medewerkers helemaal niet maken? Een goede reden kan zijn dat in de arbeidsvoorwaarden of de collectieve arbeidsovereenkomst staat dat dit moet, maar anders kunt u ze gewoon weglaten.
Zeker bij een afwezigheid van meer dan twee maanden kan het doorbetalen van reiskosten aardig in de papieren lopen. Vanaf dat moment zijn de reiskosten namelijk niet meer onbelast! Gaat een werknemer na zo'n periode weer aan de slag, dan mag u de onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van terugkomst. Dit laatste werkt zoals in onderstaand voorbeeld.
Stel dat een medewerker op 5 en 6 juli vrij had in verband met een stedentrip, waarna hij zoals afgesproken op 7 juli weer aan de slag is gegaan. Dan meldt hij zich op 10 augustus ziek. Dit keer is de verwachting dat hij langer afwezig zal zijn. In het eerste geval is er redelijkerwijs sprake van kortstondige afwezigheid, zodat u de vaste reiskostenvergoeding zonder problemen mag doorbetalen.
In het tweede geval is er daarentegen een langere afwezigheid te voorzien, zodat u de reiskostenvergoeding over de maanden augustus en september onbelast kunt doorbetalen, maar die vanaf oktober niet meer. Gaat de medewerker op 11 november weer aan de slag, dan mag u zijn vaste reiskostenvergoeding pas per 1 december weer onbelast vergoeden.