Vaste reiskostenvergoeding uitruilen met brutoloon

Werkgevers die vóór 13 maart 2020 een ov-abonnement vergoedden of verstrekten, mogen de thuiswerkdagen als gevolg van de coronamaatregelen als reisdagen aanmerken. Hetzelfde geldt voor werknemers die voor deze datum ervoor kozen hun vaste reiskostenvergoeding uit te ruilen met hun brutoloon.

24 juni 2020 | Door redactie

Als een werkgever vóór 13 maart 2020 een ov-abonnement vergoedde of verstrekte aan een werknemer voor de reiskosten met het openbaar vervoer, mag hij de thuiswerkdagen als gevolg van de coronamaatregelen aanmerken als reisdagen. Hetzelfde geldt voor werknemers die voor 13 maart de keuze maakten om een vaste reiskostenvergoeding uit te ruilen met hun brutoloon. Dat keurt de Belastingdienst goed op grond van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis. De regels gelden zolang het Besluit (of het betreffende onderdeel waarin dit is geregeld) in werking is.

Of een vergoeding of verstrekking van een ov-abonnement onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen van de werknemer. De werkgever bepaalt dat door een nacalculatie of door het aannemelijk maken van de kosten. Hierover vindt u meer informatie in het Handboek Loonheffingen.

Na 13 maart uitgaan van daadwerkelijk reispatroon

Vergoedde of verstrekte een werkgever een ov-abonnement op of na 13 maart? Dan moet hij uitgaan van het reispatroon dat de werknemer daadwerkelijk heeft. De thuiswerkdagen mag hij dan niet aanmerken als reisdagen. Dit geldt ook voor werknemers die op of na 13 maart de keuze maken om hun brutoloon uit te ruilen met de vaste reiskostenvergoeding.

Keuze na 13 maart geldt voor jaarlijkse en maandelijkse uitruil

De keuze van werknemers voor de uitruil op of na 13 maart, geldt zowel voor hen bij wie de uitruil maandelijks plaatsvindt, als bij wie deze 1 keer per jaar plaatsvindt. De Belastingdienst geeft een voorbeeld. Maakt een werknemer op 1 november 2020 de keuze om een vaste reiskostenvergoeding uit te ruilen met zijn eindejaarsuitkering in december? Dan mag de werkgever de thuiswerkdagen van dat jaar als gevolg van de coronamaatregelen niet aanmerken als reisdagen.
Dit werkt als volgt: de werknemer werkt in 2020 bijvoorbeeld vijf dagen per week en reist dit jaar daadwerkelijk 120 dagen naar kantoor. Hij werkte dit jaar ook 40 dagen thuis door de coronamaatregelen. De werkgever kan dan een onbelaste vergoeding geven op basis van de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Het is niet mogelijk om een onbelaste reiskostenvergoeding toe te kennen op basis van 214 werkdagen.