Een werkgever hoeft nog steeds geen gevolgen te verbinden aan een veranderd reispatroon van de werknemer die veel meer thuiswerkt door de coronamaatregelen. Hij mag in ieder geval tot 1 april 2021 blijven uitgaan van de feiten waarop de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd.
Na de aankondiging dat de goedkeuring voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding zou eindigen per 31 december 2020, verlengde het kabinet deze eerst nog tot 1 februari 2021. In het nieuwe pakket met steunmaatregelen is de noodmaatregel in verband met het coronavirus en de huidige lockdown verlengd tot 1 april.
Voorwaarde blijft dat het een vaste reiskostenvergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever is toegekend. Dit betekent bijvoorbeeld dat een werkgever voor werknemers die na die datum in dienst zijn gekomen voor de thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding op grond van de gerichte vrijstelling kan geven. Hij kan aan hen uiteraard wel de werkelijk gereisde kilometers onbelast vergoeden tegen € 0,19 per kilometer, of bij een vaste reiskostenvergoeding zorgen dat hij de thuiswerkdagen belast. De werkgever kan (het belaste deel van) deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.
De werkgever is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door ziekte of door thuiswerken, is het redelijk dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt. Als in de arbeidsvoorwaardenregeling, personeelshandboek, arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) echter is bepaald dat de werkgever de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet hij dit wel blijven doen. Als er niets in een reglement of overeenkomst staat over de reiskosten, is het in principe voldoende om de werknemers schriftelijk te informeren over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed om hierbij uit te leggen waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.