Als een werknemer een vaste reiskostenvergoeding krijgt en ziek wordt, mag zijn werkgever de vergoeding niet zomaar onbelast laten doorlopen, als een werknemer langdurig ziek is. De Belastingdienst heeft grenzen aan deze periode gesteld, waar een werkgever zelf alert op moet zijn.
Als het ernaar uitziet dat een werknemer wegens ziekte een tijdje uit de running zal zijn, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding stopzetten. Hij hoeft deze vergoeding echter niet per se meteen in te trekken. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding bij ziekte (tool) fiscaal gezien onbelast doorbetalen in de lopende en eerstvolgende maand. Bij langdurige ziekte mag hij de onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van herstel. Hierbij moet hij uiteraard wel de arbeidsvoorwaarden en eventuele cao-bepalingen in acht houden.
Stel dat een werknemer zich op 15 juni ziekmeldt vanwege een verkoudheid. Hij knapt op en gaat weer aan de slag, maar meldt zich op 7 juli weer ziek. Dit keer ziet het ernaar uit dat de werknemer langere tijd afwezig zal zijn.
Als de werknemer minstens een bepaald aantal dagen per kalenderjaar naar een vaste werkplek reist, kan de werkgever hem hiervoor onbelast een vaste reiskostenvergoeding geven. De onderbouwende gegevens van zo’n vaste onbelaste vergoeding moet de werkgever bij de salarisadministratie bewaren. Zo moet er per betalingstijdvak het aantal vergoede kilometers (tool) vastgelegd zijn.