Vergoeding dienstreizen ook voor niet-ambtenaren

Forum Salaris publiceerde een handreiking over het aansluiten bij de verblijfskostenvergoedingen uit de CAO Rijk (paragraaf 10.2 en 10.3). In de handreiking staat een toelichting over wanneer werkgevers voor niet-ambtenaren dezelfde vergoedingen voor dienstreizen kunnen toepassen als voor ambtenaren.
Om dit te mogen doen, moeten werkgevers in ieder geval aannemelijk kunnen maken dat werknemers op dienstreis vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis. Daarnaast moeten ze dezelfde voorwaarden en vergoedingen aanhouden die in de CAO Rijk staan.

Voorwaarden voor binnenlandse dienstreizen

Omdat binnenlandse en buitenlandse dienstreizen meestal niet vergelijkbaar zijn, bijvoorbeeld door het verschil in vervoersmiddel en reiskosten, worden ze apart van elkaar behandeld in de CAO Rijk. Voor binnenlandse dienstreizen gelden in ieder geval de volgende voorwaarden:

• De dienstreis moet minimaal vier uur duren.
• De bestemming moet in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van de werklocatie liggen.
• Als voorwaarde voor een vergoeding geldt dat de werknemer de te vergoeden kosten gemaakt heeft ‘in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’, zoals een hotel of restaurant.
• Een werknemer die tussen 12.00 uur tot 14.00 uur op dienstreis is, heeft recht op een lunchvergoeding.

Onderneemt een werknemer een binnenlandse reis die aan bovenstaande voorwaarden voldoet? Dan mag de werkgever waarschijnlijk de verblijfskostenvergoedingen uit de CAO Rijk toepassen.
Let wel op dat vergoedingen die in de CAO Rijk en het Handboek Loonheffingen 2024 (tool) staan maar tot bepaalde bedragen gericht zijn vrijgesteld. In 2024 bedraagt de lunchvergoeding bijvoorbeeld € 20,32. Deze is gericht vrijgesteld tot € 11,88. De vergoeding boven € 11,88 moet tot het loon van de werknemer gerekend worden of aangewezen worden als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.

Buitenlandse dienstreizen volgens CAO Rijk

Voor buitenlandse dienstreizen gelden andere voorwaarden en vergoedingen, die vaak samenhangen met de reisafstand en -bestemming. Als een werknemer een buitenlandse dienstreis maakt en aan de juiste voorwaarden voldoet, zijn de verblijfskostenvergoedingen volledig gericht vrijgesteld.
Kan de werkgever de kosten van een overnachting bij een buitenlandse dienstreis niet aannemelijk maken? Dan mag hij een vergoeding van € 11,34 geven voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding moet tot het loon van de werknemer gerekend worden of aangewezen worden als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.