Zo behandel je de reiskosten van werknemers correct

Een reiskostenvergoeding aan werknemers geven is niet verplicht, maar wel gebruikelijk bij zakelijke reizen. Om onbelast te kunnen blijven, moet de reiskostenvergoeding aan bepaalde voorwaarden voldoen. De fiscaal maximale onbelaste vergoeding is € 0,23 per zakelijke kilometer. Bij een zakelijke reis met het openbaar vervoer of een auto van de zaak mag de werkgever onder voorwaarden de volledige kosten van de zakelijke reizen voor zijn rekening nemen zonder dat deze bij de werkgever of werknemer belast hoeven te worden.

Deze toolbox loodst je langs alle praktische regels en fiscale eisen die bij het vergoeden van reiskosten om de hoek komen kijken.

  • 1

    Download de interactieve inhoudsopgave

    Zo behandel je de reiskosten van werknemers correct

    Een zakelijke reiskostenvergoeding geven volgens de fiscale regels

    De werkgever kan aan werknemers een vergoeding voor hun zakelijke reiskosten geven. Die kan niet altijd onbelast blijven, daarvoor moet aan allerlei fiscale regels en eisen worden voldaan. Deelt je onderneming een onbelaste reiskostenvergoeding uit zonder de regels van de Belastingdienst in acht te nemen, dan kan dat leiden tot naheffingen en boetes. Deze toolbox geeft je de informatie die je nodig hebt om dit te voorkomen, plus handige hulpmiddelen om de reiskosten praktisch te regelen.

    Elke titel in de interactieve inhoudsopgave bevat de link naar het betreffende onderdeel op Rendement Online. Deze inhoudsopgave is ook te gebruiken als checklist: u kunt items afvinken als u wilt bijhouden welke onderdelen u heeft afgerond.                    

  • 2

    Zakelijke reizen in een notendop

    Onbelaste reiskostenvergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 16-01-2024

    De werkgever kan aan werknemers een vergoeding voor hun zakelijke reiskosten geven. De mogelijkheid om een vast bedrag per kilometer te vergoeden geldt zowel voor woon-werkverkeer als voor zakelijke kilometers die de werknemer met privévervoer aflegt.

    Onbelaste reiskostenvergoeding voor heel 2026 omhoog

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 22-04-2026

    Door de situatie in het Midden-Oosten stegen de energie- en gasprijzen de afgelopen tijd enorm. Ook de adviesprijzen voor diesel en benzine zijn hoog. Het kabinet heeft nu officieel maatregelen aangekondigd, waaronder een verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding.

    Is woon-werkverkeer altijd een zakelijke reis?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 18-04-2024

    Mag of moet ik als ondernemer de kilometers die de auto’s van de zaak voor woon-werkverkeer maken altijd als zakelijk beschouwen voor de belastingen of moet ik ze soms als privé zien?

    Welke route moeten we aanhouden voor woon-werkverkeer?

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 21-07-2025

    Geeft je organisatie werknemers een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer? Zorg er dan voor dat de reisafstand correct is vastgesteld.

    Waar moet de OR op letten bij nieuwe reiskostenvergoedingen?

    Vraag & Antwoord OR en arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 20-01-2025

    Onze werkgever wil de huidige kostenvergoeding voor het woon-werkverkeer veranderen. Voor onze voorbereiding hierop willen we weten waar de ondernemingsraad in zo’n geval op moet letten.

  • 3

    Zakelijke reizen met eigen vervoer

    Zakelijke reizen van werknemers met eigen vervoer vergoeden

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 27-03-2025

    Thuiswerken is in veel organisaties de normaalste zaak van de wereld geworden. Dat maakt het ter beschikking stellen van een auto van de zaak soms minder noodzakelijk. In plaats daarvan kan je organisatie een vergoeding per kilometer geven voor zakelijke reizen die werknemers maken met een eigen vervoermiddel (zoals een eigen auto, fiets, motor of te voet). Wat zijn de fiscale mogelijkheden?

    Ook bijtelling bij vergoeding alle autokosten

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 30-05-2022

    Als een werknemer zakelijk met zijn eigen auto reist, moet de werkgever ervoor zorgen dat de reiskostenvergoeding die de werknemer hiervoor ontvangt, niet zo ruim is dat de onderneming alle autokosten van de werknemer vergoedt. Worden alle autokosten vergoed, dan is er namelijk sprake van een verkapte auto van de zaak, met alle gevolgen van dien.

  • 4

    Zakelijke reizen met openbaar vervoer

    Reiskostenvergoeding bij gebruik van het openbaar vervoer

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 30-11-2023

    Veel werknemers maken voor hun reis naar het werk of andere zakelijke ritten gebruik van het openbaar vervoer. Een werkgever kan ervoor kiezen om deze reiskosten te vergoeden. Dit kan in de vorm van een kilometervergoeding of door de werkelijke kosten te vergoeden. Daarnaast kan een werkgever de ritten verstrekken of ter beschikking stellen. Uiteraard gelden voor al deze opties wel een aantal fiscale regels.

    Transactieoverzicht van anonieme ov-chipkaart ook mogelijk

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 03-08-2022

    Organisaties die de reiskosten vergoeden van werknemers die met het openbaar vervoer zakelijke reizen maken, kunnen hiervoor een transactieoverzicht van de ov-chipkaart vragen. Maar werkt dit ook met een anonieme ov-chipkaart?

    Verklaring onmisbaar voor toepassing reisaftrek

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 22-01-2025

    Als een werknemer geen reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer krijgt van je organisatie, kan hij onder voorwaarden de reisaftrek toepassen in zijn aangifte inkomstenbelasting. Daarvoor moet hij wel over een openbaarvervoerverklaring of reisverklaring beschikken.

    Voorbeeld reisverklaring werkgever

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 01-07-2025

    Wilt je ervoor zorgen dat je werknemer zijn recht op reisaftrek kan gebruiken? Stel dan met deze modelbrief een reisverklaring op.

  • 5

    Reizen met een auto van de zaak

    Stel een (bestel)auto van de zaak ter beschikking in acht stappen

    Toolbox Auto van de zaak Publicatiedatum: 16-06-2025

    Overweegt je onderneming om een auto van de zaak aan werknemers te gaan aanbieden, dan komen daar heel wat keuzes en beslissingen bij kijken. En de administratieve verplichtingen zijn ook niet mis. Deze toolbox laat zien welke stappen de werkgever moet doorlopen om werknemers zonder problemen in een auto van de zaak te laten rijden. Ook de bijzondere regels voor elektrische auto's en bestelauto's komen aan bod, net als de rol van de OR bij het invoeren of herzien van een leaseregeling. Gaat de werknemer de auto van de zaak ook privé gebruiken, dan wordt het voor de werkgever nog complexer. Voor de aandachtspunten rondom de bijtelling kun je terecht in de toolbox Zo regel je de bijtelling privégebruik auto van de zaak correct.

    Zo regel je de bijtelling privégebruik auto van de zaak correct

    Toolbox Auto van de zaak Publicatiedatum: 31-07-2025

    Als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking gesteld krijgt, komt meestal ook de bijtelling wegens privégebruik van die auto om de hoek kijken. Je onderneming moet in principe altijd een bijtelling op het loon van de werknemer doen, tenzij er bewijs in de administratie is dat deze achterwege kan blijven. In deze toolbox vind je alles wat je moet weten over de hoogte van de bijtelling, hoe je die moet toepassen en wat de belangrijkste manieren zijn om de bijtelling te voorkomen. Ben je op zoek naar de andere aandachtspunten rondom de auto van de zaak, dan kun je terecht in de toolbox Stel een (bestel)auto van de zaak ter beschikking in acht stappen.

  • 6

    Reizen met een fiets van de zaak

    Snel aan de slag met afspraken over zakelijk fietsen

    Toolbox Fiets van de zaak Publicatiedatum: 30-05-2025

    Groene arbeidsvoorwaarden worden steeds populairder. Het faciliteren van een fiets voor werknemers kan zo'n arbeidsvoorwaarde zijn. Er zijn diverse mogelijkheden voor werkgevers om zakelijk fietsen te stimuleren. Deze toolbox loodst je langs de mogelijkheden én de bijbehorende fiscale en administratieve haken en ogen. Ook de rol van de OR komt aan bod.

  • 7

    Reiskosten tijdens dienstreizen

    Hoe verwerk ik betalingen voor dienstreis met zakelijke pas?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 14-02-2024

    Hoe moet ik de reis- en verblijfkosten in de administratie van de onderneming verwerken die door een werknemer met de betaalpas van de zaak zijn betaald?

    Vergoedingsbedragen binnenlandse dienstreizen 2026

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 15-01-2026

    Per 1 januari 2026 zijn de vergoedingsbedragen voor verblijfskosten tijdens dienstreizen in het binnenland gewijzigd. Werkgevers mogen onder voorwaarden aansluiten bij de vergoedingen uit CAO Rijk.

    Vergoedingsbedragen buitenlandse dienstreizen per 2026

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 19-01-2026

    Per 2026 gelden nieuwe bedragen voor de vergoeding die werknemers kunnen krijgen voor uitgaven tijdens een buitenlandse dienstreis. Werkgevers kunnen hiervoor onder voorwaarden de tarieven uit de CAO Rijk volgen.

    Zakelijk diner onbelast vergoeden

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 29-10-2025

    Als een werknemer gaat dineren met een zakelijke relatie en een collega voor de gezelligheid aanschuift, kan je organisatie de kosten van dat diner achteraf voor haar rekening nemen. Daarvoor moet de rekening die de werknemer heeft betaald, gesplitst worden in drie onderdelen. Doet de werkgever dat op de juiste manier, dan kan de hele vergoeding onbelast blijven.

    Hoe vergoeden we reiskosten voor het vliegtuig?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 20-02-2026

    Een aantal van onze werknemers reizen regelmatig voor hun werk met het vliegtuig. Kunnen wij deze reiskosten onbelast vergoeden?

    Hoe werkt het vergoeden van taxikosten?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 04-08-2025

    Een werknemer neemt regelmatig een taxi als hij voor de zaak onderweg is. Geldt daarvoor de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers van € 0,23 per kilometer? 

  • 8

    Vaste reiskostenvergoeding of op declaratiebasis

    Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 21-08-2025

    Vanuit praktisch oogpunt is het interessant om werknemers die vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer een vaste reiskostenvergoeding te geven. Maximaal € 0,23 per kilometer is gericht vrijgesteld. Hoe zit het met de berekening?

    Hoe bereken ik de vaste reiskostenvergoeding?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 04-08-2025

    Werknemers komen in onze organisatie in aanmerking voor een vaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer. Hoe berekenen we de precieze hoogte van die vergoeding?

    Vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding berekenen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 02-01-2026

    Met deze tool bereken je hoe hoog de vaste onbelaste reiskostenvergoeding en/of thuiswerkvergoeding aan werknemers mag zijn.

    Mogen wij een deadline stellen voor reiskostendeclaraties?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 05-01-2026

    Werknemers die incidenteel naar een klant of naar een congres reizen met eigen vervoer, kunnen een declaratie indienen voor een reiskostenvergoeding. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?

    Declaratieformulier

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 13-08-2025

    Met dit overzichtelijke formulier kunnen werknemers een verzoek bij je organisatie indienen voor declaratie van zakelijke kosten.

    Declaratieformulier kilometervergoeding

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 02-07-2025

    Werknemers die zakelijke kilometers kunnen declareren bij hun werkgever, kunnen daarvoor dit declaratieformulier gebruiken.

  • 9

    Reiskosten bij bijzondere situaties

    Parkeervergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 25-07-2025

    Is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid belast of onbelast? Het antwoord hangt af van de omstandigheden.

    De aandachtspunten bij werknemers die carpoolen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 06-04-2022

    De werkgever kan zakelijk samenrijden stimuleren of faciliteren. Deze checklist zet alle aandachtspunten bij carpoolen op een rijtje.

    Wanneer is er sprake van vervoer vanwege de werkgever?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 14-07-2025

    Ik las dat we werknemers een onbelaste kilometervergoeding kunnen geven voor zakelijke reizen, tenzij er sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Wanneer is dat in de praktijk aan de orde?

    Kunnen wij een leasefiets én een ov-abonnement uitdelen?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 08-07-2025

    Wij willen een leasefiets ter beschikking stellen. Kunnen we dan ook het ov-abonnement blijven vergoeden? Zo ja, wat zijn de voorwaarden hiervoor?

    Onbelaste reiskostenvergoeding stopzetten bij ziekte

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 27-10-2025

    Als een werknemer een tijdje uit de running is, mag de werkgever de reiskostenvergoeding van de werknemer niet eindeloos laten doorlopen.

  • 10

    De administratie rondom reiskosten

    Flexibel bijdragen aan reiskosten met het mobiliteitsbudget

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 22-11-2023

    Steeds meer werkgevers geven hun werknemers een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart in plaats van een vaste reiskostenvergoeding of een leaseauto. De werknemer kan dat budget besteden aan vervoer naar keuze en aan aanvullende diensten zoals parkeren of tanken. Deze flexibele manier van omgaan met reiskosten sluit goed aan bij de trend van hybride werken. Wat moet u over het mobiliteitsbudget weten?

    Rapportageverplichting werknemersmobiliteit

    Infographic Duurzaam ondernemen Publicatiedatum: 30-04-2024

    Organisaties met minimaal 100 werknemers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om online te rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers. De gegevens over de tweede helft van 2024 moeten uiterlijk 30 juni 2025 worden ingediend.

    Rapporteren over de reiskilometers van werknemers

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 29-10-2024

    Werkgevers met 100+ werknemers moeten sinds 1 juli 2024 de rapportage werkgebonden personenmobiliteit bijhouden en rapporteren aan RVO.

    Op tijd rapporteren over werkgebonden personenmobiliteit

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 08-05-2025

    Terwijl de CO2-uitstoot van het Nederlandse bedrijfsleven afgelopen jaar gestegen is, probeert de overheid op diverse manieren om deze uitstoot omlaag te krijgen. Eén van de regelingen hiervoor is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Uiterlijk 30 juni 2025 moeten organisaties voor het eerst over hun gereisde kilometers rapporteren. Wat is de laatste stand van zaken en waar kun je zoal op letten?

    Schrappen rapportageplicht mobiliteit mkb stap dichterbij

    Nieuws Duurzaam ondernemen Publicatiedatum: 30-04-2026

    De rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) wordt met terugwerkende kracht per 1 januari 2026 geschrapt voor het mkb (minder dan 250 werknemers). Het ontwerp-wijzigingsbesluit dat dit regelt, is ingediend bij de Tweede en Eerste Kamer.

  • 11

    Meer informatie

    E-training Zakelijke mobiliteit

    E-training 6 modules

    Een werkgever heeft verschillende mogelijkheden om te zorgen voor het zakelijk vervoer van de werknemer. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het vergoeden van de reiskosten, het ter beschikking stellen van een auto van de zaak of het verstrekken van vervoersbewijzen. Daarbij spelen verschillende fiscale en arbeidsrechtelijke regelingen een rol. Deze praktische e-training over Zakelijke mobiliteit helpt u het overzicht te bewaren.