Zo behandelt u de reiskosten van werknemers correct

Een reiskostenvergoeding aan werknemers geven is niet verplicht, maar wel gebruikelijk bij zakelijke reizen. Om onbelast te kunnen blijven, moet de vergoeding aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze toolbox loodst u langs alle praktische regels en fiscale eisen die bij het vergoeden van reiskosten om de hoek komen kijken.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    Zo behandelt u de reiskosten van werknemers correct

    Een zakelijke reiskostenvergoeding geven volgens de fiscale regels

    De werkgever kan aan werknemers een vergoeding voor hun zakelijke reiskosten geven. Voor het vergoeden van zakelijke kilometers die werknemers op eigen gelegenheid maken, maakt het niet uit met welk vervoermiddel zij dat doen. De fiscaal maximale onbelaste vergoeding is jaren onveranderd geweest: € 0,19 per zakelijke kilometer. Sinds 2023 wordt deze kilometervergoeding echter stapsgewijs naar boven bijgesteld.
    Als de werkgever de werkelijke kosten van de zakelijke reis voor zijn rekening wil nemen, is het gekozen vervoermiddel wel van belang. Bij een zakelijke reis met het openbaar vervoer of een auto van de zaak mag de werkgever onder voorwaarden de volledige kosten van de zakelijke reizen voor zijn rekening nemen zonder dat deze bij de werkgever of werknemer belast hoeven te worden.

  • 2

    Zakelijke reizen in een notendop

    Per 2024 € 0,23 onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 19-09-2023

    Het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan een werknemer stijgt per 1 januari 2024 naar € 0,23. Deze maximale onbelaste kilometervergoeding geldt voor alle soorten vervoer.


    Is woon-werkverkeer altijd een zakelijke reis?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 10-10-2022

    Mag of moet ik als ondernemer de kilometers die de auto’s van de zaak voor woon-werkverkeer maken altijd als zakelijk beschouwen voor de belastingen of moet ik ze soms als privé zien?


    Welke route moeten we aanhouden voor woon-werkverkeer?

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 21-07-2022

    Geeft uw organisatie werknemers een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer? Zorg er dan voor dat de reisafstand correct is vastgesteld.


    Waar moet de OR op letten bij nieuwe reiskostenvergoedingen?

    Vraag & Antwoord OR en arbeidsvoorwaarden Publicatiedatum: 22-07-2019

    Onze werkgever wil de huidige kostenvergoeding voor het woon-werkverkeer veranderen. Voor onze voorbereiding hierop willen we weten waar de ondernemingsraad in zo’n geval op moet letten.


  • 3

    Zakelijke reizen met eigen vervoer

    Zakelijke reizen van werknemers met eigen vervoer vergoeden

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 18-01-2024

    Sinds de coronapandemie zijn veel werknemers één of meer dagen per week vanuit huis blijven werken. Dat maakt het er beschikking stellen van een auto van de zaak minder noodzakelijk. In plaats daarvan kan een organisatie een vergoeding per kilometer geven voor zakelijke reizen die werknemers maken met een eigen vervoermiddel (zoals een eigen auto, fiets, motor of te voet). Wat zijn de fiscale mogelijkheden?


    Ook bijtelling bij vergoeding alle autokosten

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 30-05-2022

    Als een werknemer zakelijk met zijn eigen auto reist, moet de werkgever ervoor zorgen dat de reiskostenvergoeding die de werknemer hiervoor ontvangt, niet zo ruim is dat de onderneming alle autokosten van de werknemer vergoedt. Worden alle autokosten vergoed, dan is er namelijk sprake van een verkapte auto van de zaak, met alle gevolgen van dien.


  • 4

    Zakelijke reizen met openbaar vervoer

    Reiskostenvergoeding bij gebruik van het openbaar vervoer

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 30-11-2023

    Veel werknemers maken voor hun reis naar het werk of andere zakelijke ritten gebruik van het openbaar vervoer. Een werkgever kan ervoor kiezen om deze reiskosten te vergoeden. Dit kan in de vorm van een kilometervergoeding of door de werkelijke kosten te vergoeden. Daarnaast kan een werkgever de ritten verstrekken of ter beschikking stellen. Uiteraard gelden voor al deze opties wel een aantal fiscale regels.


    Verruiming vrijstelling ov-kaart ook voor business-card

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 18-10-2023

    Op Prinsjesdag werd bekendgemaakt dat per 2024 de vrijstelling waarmee werkgevers onbelast een ov-abonnement kunnen verstrekken aan werknemers moet worden verruimd. Deze verruiming geldt ook voor business-cards en trajectkaarten. Dat blijkt uit de nota van wijziging bij het Belastingplan 2024 die staatssecretaris Van Rij van Financiën naar de Tweede Kamer heeft gestuurd.


    Transactieoverzicht van anonieme ov-chipkaart ook mogelijk

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 03-08-2022

    Organisaties die de reiskosten vergoeden van werknemers die met het openbaar vervoer zakelijke reizen maken, kunnen hiervoor een transactieoverzicht van de ov-chipkaart vragen. Maar werkt dit ook met een anonieme ov-chipkaart?


    Geen vergoeding woon-werkverkeer? Reisaftrek!

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 22-07-2019

    Uw onderneming is niet verplicht om werknemers een reiskostenvergoeding te betalen voor hun woon-werkverkeer. Werknemers die met het openbaar vervoer reizen en geen (volledige) vergoeding krijgen, kunnen onder bepaalde voorwaarden reisaftrek claimen in hun aangifte inkomstenbelasting.


    Voorbeeld reisverklaring werkgever

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 17-05-2023

    Wilt u ervoor zorgen dat uw werknemer zijn recht op reisaftrek kan gebruiken? Stel dan met deze modelbrief een reisverklaring op.


  • 5

    Reizen met een auto van de zaak

    Stel een auto van de zaak ter beschikking in zeven stappen

    Toolbox Auto van de zaak Publicatiedatum: 12-05-2022

    Bij het ter beschikking stellen van een auto van de zaak moet de werkgever een aantal knopen doorhakken, voordat de werknemer de auto in kan stappen. Er moeten afspraken worden vastgelegd en er zijn diverse administratieve handelingen nodig. Deze toolbox laat zien welke zeven stappen de werkgever moet doorlopen om werknemers zonder problemen in een auto van de zaak te laten rijden.


  • 6

    Reizen met een fiets van de zaak

    Snel aan de slag met afspraken over zakelijk fietsen

    Toolbox Fiets van de zaak Publicatiedatum: 14-02-2024

    Groene arbeidsvoorwaarden worden steeds populairder. Het faciliteren van een fiets voor werknemers kan zo'n arbeidsvoorwaarde zijn. Er zijn diverse mogelijkheden voor werkgevers om zakelijk fietsen te stimuleren. Deze toolbox loodst u langs de mogelijkheden én de bijbehorende fiscale en administratieve haken en ogen. Ook de rol van de OR komt aan bod.


  • 7

    Reiskosten tijdens dienstreizen

    Hoe verwerk ik betalingen voor dienstreis met zakelijke pas?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 14-02-2024

    Hoe moet ik de reis- en verblijfkosten in de administratie van de onderneming verwerken die door een werknemer met de betaalpas van de zaak zijn betaald?


    Vergoedingen dienstreizen binnenland 2024

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 15-01-2024

    De vergoedingsbedragen voor verblijfskosten tijdens dienstreizen in het binnenland zijn per 1 januari 2024 gewijzigd. Werkgevers mogen onder voorwaarden aansluiten bij de vergoedingen uit CAO Rijk.


    Vergoeding voor buitenlandse dienstreizen per 2024

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 10-01-2024

    Per 2024 gelden er nieuwe bedragen voor de vergoeding die werknemers kunnen krijgen voor uitgaven tijdens een buitenlandse dienstreis. De hoogte van de gerichte vrijstelling voor de kosten voor logies, maaltijden en andere uitgaven tijdens de dienstreis, hangt af van het land. Werkgevers kunnen hiervoor onder voorwaarden de tarieven uit de CAO Rijk volgen.


    Zakelijk diner onbelast vergoeden

    Infographic Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 14-08-2019

    Als een werknemer gaat dineren met een zakelijke relatie en een collega voor de gezelligheid aanschuift, kan uw organisatie de kosten van dat diner achteraf voor haar rekening nemen. Daarvoor moet de rekening gesplitst worden in drie onderdelen. Doet de werkgever dat op de juiste manier, dan kan de hele vergoeding onbelast blijven.


    Hoe vergoeden we reiskosten voor het vliegtuig?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 03-01-2023

    Een aantal van onze werknemers reizen regelmatig voor hun werk met het vliegtuig. Kunnen wij deze reiskosten onbelast vergoeden?


    Hoe werkt het vergoeden van taxikosten?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 19-01-2024

    Een werknemer neemt regelmatig een taxi als hij voor de zaak onderweg is. Geldt daarvoor de gerichte vrijstelling voor zakelijke kilometers van € 0,23 in 2024? 


  • 8

    Vaste reiskostenvergoeding of op declaratiebasis

    Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 09-01-2024

    Vanuit praktisch oogpunt is het interessant om werknemers die vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer een vaste reiskostenvergoeding te geven. Maximaal € 0,23 per kilometer is in 2024 gericht vrijgesteld. Hoe zit het met de berekening?


    Hoe bepaal ik de vaste reiskostenvergoeding?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 27-01-2023

    Werknemers komen in onze organisatie in aanmerking voor een vaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer. Hoe bepalen we de precieze hoogte van die vergoeding?


    Vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding berekenen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 02-01-2024

    Met deze tool berekent u hoe hoog de vaste onbelaste reiskostenvergoeding en/of thuiswerkvergoeding aan werknemers mag zijn.


    Mogen wij een deadline stellen voor reiskostendeclaraties?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 01-02-2024

    Werknemers die incidenteel naar een klant of naar een congres reizen met eigen vervoer, kunnen een declaratie indienen voor een reiskostenvergoeding. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?


    Declaratieformulier

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 05-12-2022

    Met dit overzichtelijke formulier kunnen werknemers een verzoek bij u indienen voor declaratie van zakelijke kosten.


    Declaratieformulier kilometervergoeding

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 05-12-2022

    Werknemers die zakelijke kilometers kunnen declareren bij hun werkgever, kunnen daarvoor dit declaratieformulier gebruiken.


  • 9

    Reiskosten bij bijzondere situaties

    Parkeervergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 30-01-2023

    Is het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid belast of onbelast? Het antwoord hangt af van de omstandigheden.


    De aandachtspunten bij werknemers die carpoolen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 06-04-2022

    De werkgever kan zakelijk samenrijden stimuleren of faciliteren. Deze checklist zet alle aandachtspunten bij carpoolen op een rijtje.


    Wanneer is er sprake van vervoer vanwege de werkgever?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 24-01-2022

    Ik las dat we werknemers een onbelaste kilometervergoeding kunnen geven voor zakelijke reizen, tenzij er sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Wanneer is dat in de praktijk aan de orde?


    Kunnen wij een leasefiets én een ov-abonnement uitdelen?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 25-06-2023

    Wij willen een leasefiets ter beschikking stellen. Kunnen we dan ook het ov-abonnement blijven vergoeden en wat zijn de voorwaarden hiervoor?


    Onbelaste reiskostenvergoeding stopzetten bij ziekte

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 27-10-2022

    Als een werknemer een tijdje uit de running is, mag de werkgever de reiskostenvergoeding van de werknemer niet eindeloos laten doorlopen.


  • 10

    De administratie rondom reiskosten

    Flexibel bijdragen aan reiskosten met het mobiliteitsbudget

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 22-11-2023

    Steeds meer werkgevers geven hun werknemers een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart in plaats van een vaste reiskostenvergoeding of een leaseauto. De werknemer kan dat budget besteden aan vervoer naar keuze en aan aanvullende diensten zoals parkeren of tanken. Deze flexibele manier van omgaan met reiskosten sluit goed aan bij de trend van hybride werken. Wat moet u over het mobiliteitsbudget weten?


    Mogen wij een deadline stellen voor reiskostendeclaraties?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 01-02-2024

    Werknemers die incidenteel naar een klant of naar een congres reizen met eigen vervoer, kunnen een declaratie indienen voor een reiskostenvergoeding. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?


    Rapportageverplichting werknemersmobiliteit

    Infographic Duurzaam ondernemen Publicatiedatum: 31-10-2023

    Organisaties met minimaal 100 werknemers zijn vanaf 1 juli 2024 verplicht om online aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers. De gegevens over de tweede helft van 2024 moeten uiterlijk 30 juni 2025 worden ingediend.


    Rapporteren over de reiskilometers van werknemers

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 20-12-2023

    Werkgevers met 100+ werknemers moeten vanaf 1 juli 2024 de rapportage werkgebonden personenmobiliteit bijhouden en rapporteren aan RVO.


    Rapporteren over zakelijk en woon-werkverkeer van werknemers

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 11-12-2023

    Werkend Nederland reist jaarlijks tientallen miljarden kilometers. Dit verkeer zorgt voor behoorlijk wat CO2-uitstoot. In het Klimaatakkoord uit 2019 is afgesproken om die uitstoot fors te verlagen. Eén van de afspraken richt zich op de werkgebonden personenmobiliteit (WPM): organisaties met minimaal 100 werknemers worden vanaf 1 juli 2024 verplicht om te rapporteren over het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer.


  • 11

    Meer informatie

    E-training Zakelijke mobiliteit

    E-training 6 modules

    Een werkgever heeft verschillende mogelijkheden om te zorgen voor het zakelijk vervoer van de werknemer. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het vergoeden van de reiskosten, het ter beschikking stellen van een auto van de zaak of het verstrekken van vervoersbewijzen. Daarbij spelen verschillende fiscale en arbeidsrechtelijke regelingen een rol. Deze praktische e-training over Zakelijke mobiliteit helpt u het overzicht te bewaren.


    Zakelijk vervoer in de loonbelasting

    Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)

    Tijdens de training Zakelijk vervoer in de loonbelasting krijgt u grip op alle regels over vervoer en reiskosten. Werknemers hebben recht op reiskostenvergoeding, maar tot hoever kunt u hierin gaan en hoe verwerkt u dit in de salarisadministratie? Daarnaast verandert de wetgeving rondom reiskosten voortdurend. Het is dus belangrijk dat u op de hoogte bent van de actuele wetgeving.