Zo behandelt u de reiskosten van werknemers correct

Een reiskostenvergoeding aan werknemers geven is niet verplicht, maar wel gebruikelijk bij zakelijke reizen. Om onbelast te kunnen blijven, moet de vergoeding aan bepaalde voorwaarden voldoen. Deze toolbox loodst u langs alle praktische regels en fiscale eisen die bij het vergoeden van reiskosten om de hoek komen kijken.

  • 1

    Download de interactieve checklist

    Zo behandelt u de reiskosten van werknemers correct

    Een zakelijke reiskostenvergoeding geven volgens de fiscale regels

    De werkgever kan aan werknemers een vergoeding voor hun zakelijke reiskosten geven. Voor het vergoeden van zakelijke kilometers die werknemers op eigen gelegenheid maken, maakt het niet uit met welk vervoermiddel zij dat doen. De fiscaal maximale onbelaste vergoeding is jaren onveranderd geweest: € 0,19 per zakelijke kilometer. Vanaf 2023 wordt deze kilometervergoeding echter stapsgewijs naar boven bijgesteld.
    Als de werkgever de werkelijke kosten van de zakelijke reis voor zijn rekening wil nemen, is het gekozen vervoermiddel wel van belang. Bij een zakelijke reis met het openbaar vervoer of een auto van de zaak mag de werkgever onder voorwaarden de volledige kosten van de zakelijke reizen voor zijn rekening nemen zonder dat deze bij de werkgever of werknemer belast hoeven te worden.

  • 2

    Zakelijke reizen in een notendop

    Onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt € 0,21 per 2023

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 20-09-2022

    Het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werknemer stijgt per 1 januari 2023 voor het eerst sinds 2006. Het bedrag van € 0,19 per kilometer stijgt naar € 0,21 per kilometer. Per 1 januari 2024 stijgt dit verder naar € 0,22.


    Is woon-werkverkeer altijd een zakelijke reis?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 10-10-2022

    Mag of moet ik als ondernemer de kilometers die de auto’s van de zaak voor woon-werkverkeer maken altijd als zakelijk beschouwen voor de belastingen of moet ik ze soms als privé zien?


    Welke route moeten we aanhouden voor woon-werkverkeer?

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 21-07-2022

    Geeft uw organisatie werknemers een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer? Zorg er dan voor dat de reisafstand correct is vastgesteld.


    Geen vergoeding woon-werkverkeer? Reisaftrek!

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 22-07-2019

    Uw onderneming is niet verplicht om werknemers een reiskostenvergoeding te betalen voor hun woon-werkverkeer. Werknemers die met het openbaar vervoer reizen en geen (volledige) vergoeding krijgen, kunnen onder bepaalde voorwaarden reisaftrek claimen in hun aangifte inkomstenbelasting.


    Flexibel bijdragen aan reiskosten met het mobiliteitsbudget

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 22-11-2022

    Steeds meer werkgevers geven hun werknemers een mobiliteitsbudget of mobiliteitskaart in plaats van een vaste reiskostenvergoeding of een leaseauto. De werknemer kan dat budget besteden aan vervoer naar keuze en aan aanvullende diensten zoals parkeren of tanken. Deze flexibele manier van omgaan met reiskosten sluit goed aan bij de trend van hybride werken. Wat moet u over het mobiliteitsbudget weten?


    Waar moet de OR op letten bij nieuwe reiskostenvergoedingen?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 22-07-2019

    Onze werkgever wil de huidige kostenvergoeding voor het woon-werkverkeer veranderen. Voor onze voorbereiding hierop willen we weten waar de ondernemingsraad in zo’n geval op moet letten.


  • 3

    Zakelijke reizen met eigen vervoer

    Zakelijke reizen van werknemers met eigen vervoer vergoeden

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 14-12-2022

    Onderzoek laat zien dat veel werknemers ook na de coronacrisis willen blijven thuiswerken. Dat maakt het er beschikking stellen van een auto van de zaak minder noodzakelijk. In plaats daarvan kan een organisatie een vergoeding per kilometer geven voor zakelijke reizen die werknemers maken met een eigen vervoermiddel (zoals een eigen auto, fiets, motor of te voet). Wat zijn de fiscale mogelijkheden?


    Ook bijtelling bij vergoeding alle autokosten

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 30-05-2022

    Als een werknemer zakelijk met zijn eigen auto reist, moet de werkgever ervoor zorgen dat de reiskostenvergoeding die de werknemer hiervoor ontvangt, niet zo ruim is dat de onderneming alle autokosten van de werknemer vergoedt. Worden alle autokosten vergoed, dan is er namelijk sprake van een verkapte auto van de zaak, met alle gevolgen van dien.


  • 4

    Zakelijke reizen met openbaar vervoer

    Reiskostenvergoeding bij gebruik van het openbaar vervoer

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 14-12-2022

    Veel werknemers maken voor hun reis naar het werk of andere zakelijke ritten gebruik van het openbaar vervoer. Een werkgever kan ervoor kiezen om deze reiskosten te vergoeden.Dit kan in de vorm van een kilometervergoeding of door de werkelijke kosten te vergoeden. Daarnaast kan een werkgever de ritten verstrekken of ter beschikking stellen. Uiteraard gelden voor al deze opties wel een aantal fiscale regels.


    Transactieoverzicht van anonieme ov-chipkaart ook mogelijk

    Nieuws Reiskosten Publicatiedatum: 03-08-2022

    Organisaties die de reiskosten vergoeden van werknemers die met het openbaar vervoer zakelijke reizen maken, kunnen hiervoor een transactieoverzicht van de ov-chipkaart vragen. Maar werkt dit ook met een anonieme ov-chipkaart?


    Voordeelabonnement voor het ov onbelast vergoeden?

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 07-04-2022

    De werkgever mag een OV-voordeelabonnement alléén onbelast vergoeden of verstrekken als de werknemer er voldoende zakelijk mee reist.


  • 5

    Reizen met een auto van de zaak

    Stel een auto van de zaak ter beschikking in zeven stappen

    Toolbox Auto van de zaak Publicatiedatum: 12-05-2022

    Bij het ter beschikking stellen van een auto van de zaak moet de werkgever een aantal knopen doorhakken, voordat de werknemer de auto in kan stappen. Er moeten afspraken worden vastgelegd en er zijn diverse administratieve handelingen nodig. Deze toolbox laat zien welke zeven stappen de werkgever moet doorlopen om werknemers zonder problemen in een auto van de zaak te laten rijden.


  • 6

    Reizen met een fiets van de zaak

    De zakelijke fiets

    Infographic Fiets van de zaak Publicatiedatum: 19-12-2022

    Een werkgever kan een werknemer op drie manieren van een fiets voorzien: vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.


    Vragen over de fiscale mogelijkheden van de leasefiets

    Verdiepingsartikel Fiets van de zaak Publicatiedatum: 24-02-2022

    De leasefiets kan een prima alternatief zijn voor werknemers die met de auto, hun eigen stalen ros of het openbaar vervoer naar het werk komen. Het is op deze manier voor de werknemer vaak ook aantrekkelijker om een e-bike te gaan rijden.Aan u de taak om de leasefiets in de salarisadministratie te verwerken. In dit artikel staan de belangrijkste vragen op een rij.


    Bijtelling fiets van de zaak berekenen

    Tool Fiets van de zaak Publicatiedatum: 02-01-2023

    Bereken wat de kosten van een fiets van de zaak zijn voor de werknemer als hij de fiets ook privé gebruikt.


  • 7

    Vaste reiskostenvergoeding of op declaratiebasis

    Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

    Infographic Reiskosten Publicatiedatum: 19-12-2022

    Vanuit praktisch oogpunt is het interessant om werknemers die vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer een vaste reiskostenvergoeding te geven. Maximaal € 0,19 per kilometer is gericht vrijgesteld. Hoe zit het met de berekening?


    Vaste reiskostenvergoeding en aanpassing van de 128-dagenregeling

    Verdiepingsartikel Reiskosten Publicatiedatum: 31-01-2022

    Het geven van een vaste reiskostenvergoeding is vanuit praktisch oogpunt interessant als uw werknemers vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werkverkeer. Als er aan bepaalde voorwaarden is voldaan kan deze vergoeding ook onbelast blijven. Voor de berekening van de vergoeding kunt u aansluiten bij verschillende methodes. Dan kan de 128-dagenregeling om de hoek komen kijken. Daar is dit jaar iets aan veranderd.


    Vaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding berekenen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 22-11-2022

    Met deze tool berekent u hoe hoog de vaste onbelaste reiskostenvergoeding en/of thuiswerkvergoeding aan werknemers mag zijn.


    Mogen wij een deadline stellen voor reiskostendeclaraties?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 14-02-2022

    Onze werknemers declareren een reiskostenvergoeding voor de dagen dat zij naar kantoor gaan. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?


    Declaratieformulier

    Tool Loonadministratie Publicatiedatum: 05-12-2022

    Met dit overzichtelijke formulier kunnen werknemers een verzoek bij u indienen voor declaratie van zakelijke kosten.


  • 8

    Reiskosten bij bijzondere situaties

    Wanneer zijn parkeerkosten bij het werk onbelast?

    Nieuws Werkkostenregeling (WKR) Publicatiedatum: 03-10-2022

    Als een werkgever de kosten voor parkeren bij de werkplek niet bij het loon van de werknemer wil tellen, zal hij ze in veel gevallen in de vrije ruimte moeten onderbrengen. Deze kosten kan de werkgever namelijk alleen op nihil waarderen als de terbeschikkinggestelde parkeerplaats als werkplek kwalificeert.


    De aandachtspunten bij werknemers die carpoolen

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 06-04-2022

    De werkgever kan zakelijk samenrijden stimuleren of faciliteren. Deze checklist zet alle aandachtspunten bij carpoolen op een rijtje.


    Wanneer is er sprake van vervoer vanwege de werkgever?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 24-01-2022

    Ik las dat we werknemers een onbelaste kilometervergoeding kunnen geven voor zakelijke reizen, tenzij er sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Wanneer is dat in de praktijk aan de orde?


    Hoe werkt het vergoeden van taxikosten?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 03-01-2023

    Een werknemer neemt regelmatig een taxi als hij voor de zaak onderweg is. Geldt daarvoor de gerichte vrijstelling van € 0,19 per kilometer tot en met 2022 en € 0,21 in 2023?


    Kunnen wij een leasefiets én een ov-abonnement uitdelen?

    Vraag & Antwoord Reiskosten Publicatiedatum: 05-10-2021

    Wij willen een leasefiets ter beschikking stellen. Kunnen we dan ook het ov-abonnement blijven vergoeden en wat zijn de voorwaarden hiervoor?


    Onbelaste reiskostenvergoeding stopzetten bij ziekte

    Tool Reiskosten Publicatiedatum: 27-10-2022

    Als een werknemer een tijdje uit de running is, mag de werkgever de reiskostenvergoeding van de werknemer niet eindeloos laten doorlopen.


  • 9

    Meer informatie

    E-training Zakelijke mobiliteit

    E-training 6 modules

    Een werkgever heeft verschillende mogelijkheden om te zorgen voor het zakelijk vervoer van de werknemer. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het vergoeden van de reiskosten, het ter beschikking stellen van een auto van de zaak of het verstrekken van vervoersbewijzen. Daarbij spelen verschillende fiscale en arbeidsrechtelijke regelingen een rol. Deze praktische e-training over Zakelijke mobiliteit helpt u het overzicht te bewaren.


    Zakelijk vervoer in de loonbelasting

    Training 1 bijeenkomst (2 dagdelen)

    Tijdens de training Zakelijk vervoer in de loonbelasting krijgt u grip op alle regels over vervoer en reiskosten. Werknemers hebben recht op reiskostenvergoeding, maar tot hoever kunt u hierin gaan en hoe verwerkt u dit in de salarisadministratie? Daarnaast verandert de wetgeving rondom reiskosten voortdurend. Het is dus belangrijk dat u op de hoogte bent van de actuele wetgeving.