Als werknemers kosten maken voor hun werk, kunnen ze die vaak declareren. Ze moeten dan wel bewijs van de gemaakte kosten kunnen leveren – bijvoorbeeld in de vorm van een kassabon of vervoersoverzicht. Voor het indienen van zo'n declaratie van kosten ten behoeve van de organisatie kunnen werknemers dit formulier gebruiken. De administratie kan de kosten vervolgens eenvoudig vergoeden. Voor de vergoeding van zakelijke kilometers – die meestal via de loonstrook loopt – is er een apart formulier: Declaratieformulier kilometervergoeding.