VERDIEPINGSARTIKEL

Mobiliteitsbudget met mobiliteitskaart als bijdrage in de reiskosten

Steeds meer werkgevers geven hun werknemers een mobiliteitsbudget in plaats van een vaste reiskostenvergoeding of een leaseauto. De werknemer kan dat mobiliteitsbudget besteden aan vervoer naar keuze en aan aanvullende diensten zoals parkeren of tanken. Hiervoor krijgt hij meestal een mobiliteitskaart. Waar moet u op letten bij een mobiliteitsbudget en mobiliteitskaart en hoe kiest u een geschikte aanbieder?


17 april 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online.


Met een mobiliteitsbudget geeft u uw werknemers (meestal) maandelijks een bedrag waarmee ze alle reiskosten voor hun werk betalen. De werknemers kiezen hoe ze naar het werk gaan en beheren zelf hun budget. Dit prikkelt hen om op de vervoerskosten te letten. Het combineren van verschillende vervoerssoorten kan zorgen voor een kostenbesparing. Daarnaast kunt u werknemers ermee stimuleren om meer op duurzaamheid te letten, bijvoorbeeld door het openbaar vervoer of de fiets te gebruiken. Voor het gebruik van het mobiliteitsbudget kunt u uw werknemers een mobiliteitskaart geven. Hiermee kunnen ze diverse vervoersvormen en mobiliteitsdiensten afrekenen.

De ene aanbieder van mobiliteitsoplossingen is de andere niet

Bij de keuze van de partij met wie u in zee gaat voor het beheer van mobiliteitsbudgetten met mobiliteitskaart zijn de volgende zaken van belang:

  • Welke vervoersvormen en -diensten biedt de aanbieder aan en passen deze bij het reisgedrag van uw personeel?
  • Hoeveel inzicht heeft u in de reizen van uw werknemers? Kunt u bijvoorbeeld ook de CO2-uitstoot bekijken?
  • Kunt u per kaart het budget instellen en producten aan- en uitzetten?
  • Sluit het systeem goed aan op uw administratie?
  • Welke gebruiksopties biedt het systeem voor werknemers en zijn deze praktisch?
  • Hebben uw werknemers eventuele extra’s wel nodig? Via rendement.nl/salaristools vindt u een uitgebreide vergelijking van twaalf aanbieders van mobiliteitsoplossingen. Hierin vindt u voor elk van de onderzochte aanbieders:
  • website;
  • producten en diensten;
  • tarieven;
  • voorwaarden;
  • vervoersmiddelen;
  • declaratie/facturering;
  • extra diensten.

Budget voor werknemers

Denk aan een huur- of deelauto, openbaar vervoer (bus, trein, metro, tram, veerpont), (OV-)fiets, tanken, elektrisch laden, betaald parkeren, taxigebruik en internationaal reizen. U bepaalt waarvoor de werknemer de kaart kan gebruiken en welk budget erop staat. Bij de meeste aanbieders kunt u de reisproducten en het mobiliteitsbudget per individuele mobiliteitskaart instellen.

Administratieve rompslomp

In combinatie met de mobiliteitskaart kunnen werknemers hun mobiliteit online en meestal ook met een app beheren. Ze kunnen dan hun kosten, reizen, ritten en reisadviezen bekijken. Via een onlineplatform heeft u inzicht in de bestedingen en reiskeuzes van de werknemers. Vanuit privacy-oogpunt kan dat alleen nadat de werknemer zijn reizen heeft gefiatteerd. Een mobiliteitsbudget kunt u baseren op drie typen werknemers:

  • die veel ‘extern’ zijn;
  • die af en toe zakelijk op pad moeten;
  • met alleen woon-werkverkeer.

Waarvan sprake is, verschilt per organisatie en een mobiliteitsbudget is dan ook maatwerk. U kunt het beste werken met een mobiliteitsbudget voor de vaste en de variabele kosten. Bij vaste kosten gaat het om zaken voor een bepaalde looptijd zoals een leaseauto of een ov-abonnement. Onder variabele kosten vallen de bedragen per kilometer en voor verbruik of gebruik zoals brandstof, elektriciteit, taxikilometers, parkeren en los gebruik van het openbaar vervoer. Op die manier kunt u zowel een mobiliteitsbudget bepalen voor de werknemers met (bijna) alleen woon-werkverkeer en degenen met (veel) externe afspraken.

Stap voor stap de overstap maken

Een succesvolle invoering van het mobiliteitsbudget vereist de volgende stappen:

  1. Inventariseer het reisgedrag en de reiskosten van uw werknemers.
  2. Zet op een rij wat u wilt bereiken qua arbeidsvoorwaarden, duurzaamheid, kosten en locaties.
  3. Leer van de succesvolle mobiliteitsaanpak van andere organisaties.
  4. Betrek uw werknemers (inclusief de ondernemingsraad) in een vroeg stadium bij het mobiliteitsbudget. Maak ze enthousiast met argumenten als keuzevrijheid, het beperken van CO2-uitstoot en de mogelijkheid om geld over te houden.
  5. Deel uw werknemers in naar reisbehoeften en kijk welk mobiliteitsbudget en welke mobiliteitskaart daar het beste bij passen. Let op het gebruiksgemak voor de werknemer.
  6. Maak een mobiliteitsbeleid en overleg hier goed over met de ondernemingsraad. Beperk het aantal regelingen en uitzonderingen.
  7. Voer het nieuwe mobiliteitsbeleid in op een moment waarbij duidelijk is dat verandering in de organisatie nodig is. Dit kan een verhuizing, een fusie of een reorganisatie zijn.
  8. Licht uw werknemers goed voor over het gebruik van het mobiliteitsbudget en de mobiliteitskaart.
  9. Begin kleinschalig en zet het systeem geleidelijk op. Start bijvoorbeeld met een pilotgroep met daarin werknemers van alle afdelingen. U test zo of de mobiliteitsbudgetten kloppen, hoe de mobiliteitskaart werkt en u kunt kinderziekten oplossen. Evalueer structureel of u uw mobiliteitsdoelen behaalt en wat beter kan.

Mobiliteitsplan voor beleid

Het beleid voor een mobiliteitsbudget kunt u vastleggen in een mobiliteitsplan. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over zakelijk en privégebruik. Daarnaast kunt u met zo’n plan aangeven wanneer er sprake is van misbruik van het budget en wat dan de sancties zijn. Misbruik voorkomt u door goed te controleren via het beheersysteem van het mobiliteitsbudget. De specifieke afspraken met een werknemer over (de hoogte van) een individueel mobiliteitsbudget en vervoersvormen, abonnementen en aanvullende diensten (zoals auto wassen of een fiets stallen) neemt u op in zijn arbeidscontract. Leg duidelijk vast wat gebeurt als de werknemer mobiliteitsbudget overhoudt of tekortkomt. Keert u een overschot uit aan de werknemer, dan is dat belast loon. U kunt het ook investeren in het pensioen van de werknemer. Of u kunt de werknemer de mogelijkheid geven om er binnen de grenzen van de werkkostenregeling zaken mee aan te schaffen, zoals een laptop of een fiets. Bepaal daarnaast wat u doet als een werknemer te weinig budget heeft. Laat u de werknemer dan bijbetalen of kan hij onder bepaalde voorwaarden extra declareren?

Privé of zakelijk reizen

Of een reis privé of zakelijk is, hangt af van het doel van de reis. Leg daarom duidelijk in het mobiliteitsplan vast welke doelen u als zakelijk beschouwt en welke als privé. U kunt verder aangeven dat het mobiliteitsbudget en de mobiliteitskaart alleen voor zakelijk gebruik bestemd zijn of dat de werknemer ze tot een bepaalde grens voor privéreizen mag gebruiken. Kies een beheersysteem dat goed aansluit bij uw beleid voor privégebruik. Bij de meeste aanbieders is het mobiliteitsbudget per mobiliteitspas instelbaar. Dit geldt ook voor de vervoersvormen en -producten waaruit de werknemers kunnen kiezen.

Onbelast vergoeden

Het gebruik van het mobiliteitsbudget bepaalt de fiscale gevolgen ervan. Voor een leaseauto gelden de normale spelregels van de bijtelling. Een vergoeding voor zakelijke kilometers is ook bij een mobiliteitsbudget onbelast tot € 0,19 per kilometer. Zakelijke OV-reizen kunt u zoals altijd onder voorwaarden volledig onbelast vergoeden.