VERDIEPINGSARTIKEL

Wat gebeurt er met de vaste reiskostenvergoeding bij thuiswerk?

Ook al werken werknemers vanwege de coronacrisis nog voornamelijk thuis, uw organisatie mag onder voorwaarden de onbelaste reiskostenvergoeding aan hen blijven uitbetalen tot 1 oktober 2021. Als de goedkeuring daarna wordt ingetrokken, kan dat financiële consequenties hebben voor uw werknemers, maar ook voor uw onderneming. Waar moet u dan allemaal aan denken?


22 juni 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Als werknemers iedere dag dezelfde reis maken van huis naar kantoor en terug, is het niet praktisch om hen hier continu declaraties voor te laten indienen. De meeste werkgevers spreken dan ook een vaste reiskostenvergoeding af. 

Vaste vergoeding doorbetalen in coronatijd

In deze coronatijd heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat u voor de vaste onbelaste woon-werkvergoedingen de thuiswerkdagen als reisdagen mocht blijven zien. De vaste vergoeding kunt u door die goedkeuring dus gericht vrijgesteld – en daarmee onbelast voor de werknemer – blijven betalen. Voorwaarde is wel dat u de vergoeding aanwijst als eindheffingsloon.

Verder is een voorwaarde voor toepassing van de goedkeuring is overigens dat de werknemer op 12 maart 2020 al een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Voor de periodieke vergoeding zal dat meestal wel het geval zijn.

Eindejaarsuitkering uitruilen tegen hogere reiskostenvergoeding

Maar heeft u een cafetariamodel waarbij werknemers kunnen kiezen of zij een belast loonbestanddeel, zoals een eindejaarsuitkering, willen uitruilen tegen een hogere onbelaste reiskostenvergoeding? Dan moest de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze hebben aangegeven. Geven werknemers altijd aan het eind van het lopende jaar aan dat zij een deel van hun eindejaarsuitkering willen uitruilen voor een hogere reiskostenvergoeding? Dan is alleen de uitruil over de daadwerkelijke reisdagen gericht vrijgesteld.

De goedkeuring gold eigenlijk alleen voor 2020, maar hij is inmiddels al meerdere malen verlengd, de laatste keer tot 1 oktober 2021.

Vaste reiskostenvergoeding bepalen

Om de hoogte van de vaste vergoeding te berekenen gaat u bij een fulltime dienstverband standaard uit van 214 werkdagen in een jaar. Het kalenderjaar heeft natuurlijk meer werkdagen, maar er is al rekening gehouden met korte afwezigheid van de werknemer wegens vakantie, ziekte en verlof. Voor de onbelaste reiskostenvergoeding hanteert u een maximum van €0,19 per kilometer. Op basis van deze twee uitgangspunten biedt de Belastingdienst twee methoden voor het berekenen van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

 

36 weken

Voor werknemers die altijd naar een vaste arbeidsplaats reizen, moet u nagaan of ze in een kalenderjaar in minstens 36 weken naar die vaste werkplek reizen. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor een heel jaar 214 x € 0,19 x het aantal reiskilometers per dag. Om de vaste vergoeding per maand of per week te krijgen, moet u de uitkomst uiteraard delen door 12 of 52.
Voor werknemers die maar een aantal dagen per week naar een vaste werkplek reizen, bijvoorbeeld doordat zij parttime werken, moet u dit naar rato berekenen.

 

128 dagen

Voor werknemers die niet altijd naar hun vaste arbeidsplaats reizen, kunt u de vaste reiskostenvergoeding volgens een ruimere methode berekenen. U moet nagaan of ze op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats reizen. Hierdoor kan een fulltime werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de volledige onbelaste vergoeding. Ook dan is de vaste onbelaste reiskostenvergoeding voor een heel jaar 214 x kilometers per dag x € 0,19.

Niet verplicht om door te betalen

Uw onderneming is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door thuiswerken of door ziekte, is het redelijk dat de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt.

Alleen als in de arbeidsvoorwaardenregeling, het personeelshandboek, de arbeidsovereenkomst of de cao is bepaald dat u de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet u dit wél blijven doen.

Staat er niets over de reiskosten, is het in principe voldoende om de werknemers schriftelijk te informeren over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed om hierbij uit te leggen waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.

Vergoeding stoppen vanwege einde goedkeuring

Als de goedkeuring per 1 oktober 2021 alsnog wordt ingetrokken en werknemers tegen die tijd niet volledig op kantoor werken, kan dit aanleiding zijn om alsnog te stoppen met het betalen van de vaste reiskostenvergoeding. De werknemer kan dit gaan voelen in zijn portemonnee.

De werkgever moet de werknemers op wie dit van toepassing is, tijdig op de hoogte brengen van het feit dat de vaste reiskostenvergoeding stopt. De leidinggevende kan dit bijvoorbeeld naar voren brengen in een gesprek of het besluit kan centraal worden gecommuniceerd naar de werknemers.

Reiskosten als compensatie voor thuiswerkkosten

Veel werkgevers besloten afgelopen coronaperiode de vaste reiskostenvergoeding door te betalen, bijvoorbeeld als compensatie voor de extra kosten die werknemers maken voor thuiswerken, zoals voor koffie, theezakjes, elektriciteit en wc-papier. Sommigen betalen hiervoor al een thuiswerkvergoeding. Dit is echter geen verplichting, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt in de cao, zoals bij de Rijksoverheid. Het Nibud berekende dat een thuiswerkdag gemiddeld € 2 per persoon kost.

Drie mogelijkheden voor nettovergoeding

Nadat de goedkeuring vervalt, heeft u nog drie mogelijkheden om de reiskosten onbelast te vergoeden.

De eerste optie is het in kaart brengen van de reispatronen van uw werknemers. U mag uw werknemer nog steeds een vaste onbelaste vergoeding geven als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Als u voldoet aan de voorwaarden voor de vaste kostenvergoeding kunt de hoogte van de vaste vergoeding baseren op het aantal keren in een jaar dat uw werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen.

Voldoet de werknemer nog aan de 36 wekeneis of 128 dageneis?

U mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding ook bepalen met behulp van één van de twee praktische methoden. Hierbij moet u op individueel niveau kijken of een werknemer nog voldoet aan de 36 weken- of 128 dageneis en dus in aanmerking komt voor de vaste onbelaste vergoeding. 

28 dagen gewerkt tot 1 juli

Een interessante zienswijze is dat u volgens de letterlijke tekst van de goedkeuring misschien toch nog kunt blijven uitgaan van de feiten en omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd (onder voorwaarde dat uiterlijk 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht bestond). Bij het natellen waren er van 1 januari tot en met 30 juni 128 werkbare dagen. Hierdoor kunt u mogelijk alsnog een onbelaste reiskostenvergoeding blijven geven, die is gebaseerd op 214 dagen. Het is echter de vraag of de Belastingdienst het ook op deze manier ziet.

Daadwerkelijk gereisde dagen vergoeden

De tweede mogelijkheid is om de daadwerkelijk gereisde dagen van werknemers te gaan vergoeden. De werknemers kunnen iedere maand een declaratie indienen, waarna u de gedeclareerde dagen (aantal dagen × aantal kilometers woon-werkverkeer × € 0,19) bijvoorbeeld een maand later onbelast vergoedt en als gericht vrijgesteld verwerkt.

De laatste mogelijkheid is om de reiskostenvergoeding over de thuiswerkdagen aan te wijzen als eindheffingsloon ten laste van de (voor 2021 verruimde) vrije ruimte. Dit kan een dure aangelegenheid worden als het gaat om grote bedragen. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt uw onderneming immers 80% eindheffing.

Registreren in software

Het vergoeden van de echte reisdagen is administratief simpel in te richten met software en apps die de reisdagen registreren waardoor vergoedingen direct en makkelijk zijn te bepalen. Via een online systeem kunnen uw werknemers zelf bijhouden wanneer ze gereisd hebben voor hun werk. Die informatie kan dan geautomatiseerd aangeleverd worden bij de salarisadministratie die het zo meteen kan verwerken op de salarisstrook van de betreffende werknemer.

Een alternatief is om werknemers een traditioneel declaratieformulier in te laten vullen om hun reiskosten voor incidenteel woon-werkverkeer te claimen.

Uit het voorgaande blijkt dat u er goed aan doet om regelingen klaar te hebben liggen die flexibel zijn voor u maar ook voor uw werknemers en die voor u de financiële risico’s zo veel mogelijk beperken.