VERDIEPINGSARTIKEL

Wat gebeurt er met de vaste reiskostenvergoeding bij thuiswerk?

Ook al werken werknemers tijdens de coronacrisis thuis, uw organisatie mag onder voorwaarden de onbelaste reiskostenvergoeding aan hem blijven uitbetalen tot 1 april 2021. Daarna wordt de goedkeuring die dat regelt mogelijk ingetrokken. Dat heeft natuurlijk financiële consequenties voor uw werknemers, maar ook voor uw onderneming. Waar moet u dan allemaal aan denken?


22 januari 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Als werknemers iedere dag dezelfde reis maken van huis naar kantoor en terug, is het niet praktisch om hen hier continu declaraties voor te laten indienen. De meeste werkgevers spreken dan ook een vaste reiskostenvergoeding af. 

Vaste vergoeding doorbetalen in coronatijd

In deze coronatijd heeft de staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat u voor de vaste onbelaste woon-werkvergoedingen de thuiswerkdagen als reisdagen mocht blijven zien. De vaste vergoeding kunt u door die goedkeuring dus gericht vrijgesteld – en daarmee onbelast voor de werknemer – blijven betalen. 

Voorwaarde voor toepassing van de goedkeuring is overigens dat de werknemer op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Voor de periodieke vergoeding zal dat meestal wel het geval zijn.

Eindejaarsuitkering uitruilen tegen hogere reiskostenvergoeding

Maar heeft uw organisatie een cafetariamodel waarbij de werknemers kunnen kiezen of zij een belast loonbestanddeel, zoals een eindejaarsuitkering, willen uitruilen tegen een hogere onbelaste reiskostenvergoeding? Dan moest de werknemer uiterlijk 12 maart 2020 zijn keuze hebben aangegeven.

Geven de werknemers altijd aan het eind van het lopende jaar aan dat zij een deel van hun eindejaarsuitkering willen uitruilen voor een hogere reiskostenvergoeding? Dan is alleen de uitruil over de feitelijke reisdagen gericht vrijgesteld.

De goedkeuring gold eigenlijk alleen voor 2020, maar door de nieuwe lockdown sinds december is hij verlengd tot 1 april 2021.

Vaste reiskostenvergoeding bepalen

Om de hoogte van de vaste vergoeding te berekenen gaat u bij een fulltime dienstverband standaard uit van 214 werkdagen in een jaar. Het kalenderjaar heeft natuurlijk meer werkdagen, maar er is al rekening gehouden met korte afwezigheid van de werknemer wegens vakantie, ziekte en verlof. 

Het aantal werkdagen vermenigvuldigt u met het totale aantal kilometers per dag. Dan heeft u het aantal kilometers dat de werknemer op jaarbasis reist. Dit vermenigvuldigt u vervolgens met de onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.

Om de vaste vergoeding per maand of per week te krijgen, moet u de uitkomst uiteraard delen door 12 of 52.

Deze regeling mag u alleen toepassen als de werknemer in minstens 36 weken per jaar naar zijn werkplek reist. Let erop dat u de regeling naar evenredigheid moet toepassen voor werknemers die maar een aantal dagen per week naar een vaste werkplek reizen, bijvoorbeeld doordat zij parttime werken.

Niet verplicht om door te betalen

Uw onderneming is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door thuiswerken of door ziekte, is het redelijk dat de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt.

Alleen als in de arbeidsvoorwaardenregeling, het personeelshandboek, arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) is bepaald dat u de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet u dit wél blijven doen.

Staat er niets over de reiskosten, is het in principe voldoende om de werknemers schriftelijk te informeren over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed om hierbij uit te leggen waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.

Twee mogelijkheden voor nettovergoeding

Als de goedkeuring per 1 april 2021 alsnog wordt ingetrokken, heeft uw onderneming nog twee mogelijkheden om de reiskosten van thuiswerken onbelast te blijven vergoeden.

Reiskosten van thuiswerkers onbelast blijven vergoeden

De eerste optie is het in kaart brengen van de reispatronen van uw werknemers. Hierbij moet u op individueel niveau gaan kijken of een werknemer nog voldoet aan de 36 weken- of 128 dageneis om in aanmerking te komen voor de onbelaste vergoeding. De tweede mogelijkheid is om de daadwerkelijk gereisde dagen van werknemers te vergoeden.

Reisdagen voor 2021 inschatten is lastig

Het vergoeden van de daadwerkelijk gereisde dagen lijkt van deze opties de beste mogelijkheid. Hiervoor zijn een aantal redenen aan te voeren.

  1. Het inschatten van het aantal reisdagen in 2021 lijkt een lastig verhaal te worden. De omstandigheden rondom het coronavirus en de verplichting (of de wens) om thuis te werken, veranderen keer op keer. U zult dus met aannames moeten gaan werken. Blijkt dat de aanname achteraf niet klopt, dan draait uw onderneming op voor de eventuele naheffingen voor de loonheffingen van de Belastingdienst en de onnodige administratie.
  2. Het vergoeden van de gereisde dagen is flexibeler dan het werken met een forfait.
  3. Vergoedt uw onderneming de daadwerkelijke reisdagen met eigen vervoer, dan kunt u dat makkelijker combineren met andere vergoedingen, bijvoorbeeld voor openbaar vervoer of het gebruik van de (lease)fiets. Het is dan ook makkelijker om een onbelaste thuiswerkvergoeding toe te voegen.

Registreren in software

Het vergoeden van de echte reisdagen is administratief simpel in te richten met software en apps die de reisdagen registreren waardoor vergoedingen direct en makkelijk zijn te bepalen. Via een online systeem kunnen uw werknemers zelf bijhouden wanneer ze gereisd hebben voor hun werk. Die informatie kan dan geautomatiseerd aangeleverd worden bij de salarisadministratie die het zo meteen kan verwerken op de salarisstrook van de betreffende werknemer.

Een alternatief is om werknemers een traditioneel declaratieformulier in te laten vullen om hun reiskosten voor incidenteel woon-werkverkeer te claimen.

Financiële risico’s beperken

Uit het voorgaande blijkt dat u er goed aan doet om regelingen klaar te hebben liggen die flexibel zijn voor u maar ook voor uw werknemers en die voor u de financiële risico’s zo veel mogelijk beperken.

Compensatie voor koffie

Veel werkgevers besloten dit jaar de vaste reiskostenvergoeding toch door te betalen, bijvoorbeeld als compensatie voor de kosten die werknemers maken voor thuiswerken, zoals voor koffie, elektriciteit en, niet te vergeten, wc-papier. Sommigen betalen hiervoor al een thuiswerkvergoeding.
Dit is echter geen verplichting, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt in de cao, zoals bij de Rijksoverheid. Het Nibud berekende dat een thuiswerkdag gemiddeld € 2 per persoon kost.