Heeft de OR instemmingsrecht bij het stopzetten van de reiskostenvergoeding?

9 juli 2021

Werknemers werken vanwege de coronapandemie al zo’n 1,5 jaar zo veel mogelijk thuis. Al die tijd maken zij dus minder of geen kosten voor reizen van en naar de werkplek. Mag de bestuurder de reiskostenvergoeding stopzetten?

Bij een organisatie uit Den Haag besloot de bestuurder de reiskostenvergoeding tijdelijk stop te zetten, omdat de werknemers al een hele tijd thuiswerkten vanwege corona. De gemeenschappelijke ondernemingsraad was het daar niet mee eens en stapte naar de kantonrechter.

De kwestie

In maart 2020 voerde de bestuurder een tijdelijke richtlijn in, die bepaalde dat de reiskostenvergoeding in stand bleef. In lijn met het Arbeidsreglement was deze richtlijn tot stand gekomen in overleg met de gemeenschappelijke OR. Toen in mei 2020 duidelijk was dat de coronapandemie nog lang kon aanhouden, informeerde de bestuurder de raad dat hij de reiskostenvergoeding toch wilde stopzetten.

De raad keurde dat af, maar de bestuurder bleef bij zijn besluit. De gemeenschappelijke OR verzocht daarop de kantonrechter om het besluit tot het stopzetten van de vergoeding nietig te verklaren. Volgens de raad betekende het besluit een wijziging van het Arbeidsreglement en had de bestuurder de gemeenschappelijke OR daarom op grond van artikel 27 WOR eerst om instemming moeten vragen.

Dat had de bestuurder niet gedaan. Volgens de bestuurder was het stopzetten van de reiskostenvergoeding in lijn met de bestaande regeling dat de reiskostenvergoeding werd opgeschort bij langere afwezigheid, zoals bij arbeidsongeschiktheid of een langdurige vakantie. Volgens hem was er daarom geen sprake van een wijziging van het Arbeidsreglement.

Voordeel

De kantonrechter toetste of er sprake was van een instemmingsplichtig besluit als bedoeld in artikel 27 WOR. Een reiskostenvergoeding is bedoeld om een werknemer in staat te stellen naar en van zijn werkplek te reizen, zonder dat hij daarvoor kosten moet maken. Het gaat dus om een vergoeding van gemaakte kosten waar de werknemer in principe geen voordeel van heeft.

Daarom behandelt de fiscus de reiskostenvergoeding ook niet als inkomen en wordt er geen loon- of inkomstenbelasting over geheven. Dat sommige werknemers een (klein) voordeel hebben als zij op een goedkopere manier reizen (bijvoorbeeld per fiets), doet volgens de kantonrechter niet af aan het karakter van de reiskostenvergoeding: een zuivere kostenvergoeding.

Het is logisch dat deze vergoeding vervalt als werknemers door het thuiswerken geen reiskosten maken. De lijst van regelingen in artikel 27 WOR is limitatief en (reis-)kostenvergoedingen worden niet genoemd. Dat bepaalde werknemers door het stopzetten een voordeel mislopen, maakt het besluit nog niet instemmingsplichtig.

De gemeenschappelijke OR voerde aan dat hij in maart 2020 wel had ingestemd met de tijdelijke richtlijn voor de reiskostenvergoeding. Voor de rechter betekende dit niet dat het instemmingsrecht van de raad hierdoor was uitgebreid tot dit onderwerp. De kantonrechter wees het verzoek van de gemeenschappelijke OR daarom af.

(Rechtbank Den Haag, 25 mei 2021, ECLI (verkort): 5312)

Ester Damen, advocaat bij Kennedy Van der Laan, e-mail: ester.damen@kvdl.com, www.kvdl.com