De werkgever heeft voor vaste reispatronen – zoals het woon-werkverkeer – de mogelijkheid om de werknemer een vaste reiskostenvergoeding onbelast te geven. De werkgever moet de vergoeding hiervoor aanwijzen als eindheffingsloon, anders geldt de gerichte vrijstelling niet.

Onderbouwing in administratie

De onderbouwende gegevens van zo’n vaste onbelaste vergoeding moet u bij de salarisadministratie bewaren, waarbij per betalingstijdvak het aantal vergoede kilometers moet worden vastgelegd. Voor het bepalen van de enkele reisafstand moet u uitgaan van de meest gebruikelijke route, zijnde de route die door de meeste mensen wordt gebruikt. Dit begrip leidt in de praktijk nogal eens tot onenigheid met de Belastingdienst, die vaak van de kortste route uitgaat.

2 methoden voor berekenen

De Belastingdienst biedt 2 praktische methoden voor het berekenen van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding:

Methode 1
Voor een werknemer die altijd naar een vaste arbeidsplaats reist kan de vaste reiskostenvergoeding vastgesteld worden aan de hand van de volgende uitgangspunten:

• De onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal € 0,19 per kilometer.
• Een kalenderjaar bestaat uit 214 werkdagen (bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof).
• De werknemer reist in een kalenderjaar in minstens 36 weken naar de vaste arbeidsplaats.

Bij een enkele reisafstand naar een vaste arbeidsplaats van meer dan 75 kilometer is nacalculatie verplicht. Hierbij moet u bepalen of de vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,19 per kilometer. Een eventueel bovenmatig deel van de vergoeding moet de werknemer terugbetalen, of u moet het als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

Methode 2
Als een werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist, kan de vaste reiskostenvergoeding volgens een ruimere methode vastgesteld worden. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• De onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal € 0,19 per kilometer.
• Een kalenderjaar bestaat uit 214 werkdagen (bij dit aantal is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof).
• De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding.

De in deze praktische methoden aangehouden uitgangspunten van 214 werkdagen en 128 reisdagen moeten in de volgende situaties naar evenredigheid worden toegepast:

• De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.
• De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
• De reisafstand voor de werknemer wijzigt (bijvoorbeeld door een overplaatsing of verhuizing).
• De werkgever stopt met het geven van een vaste reiskostenvergoeding.

Gevolgen van langdurige afwezigheid

Voor beide methodes geldt dat langdurige afwezigheid gevolgen heeft voor de vaste vergoeding. Als een werknemer maximaal 6 aaneensluitende weken afwezig is, kan de vaste onbelaste reiskostenvergoeding zonder problemen doorlopen. Is echter van tevoren duidelijk dat de werknemer langer afwezig zal zijn, dan kan de werkgever hem de vaste vergoeding alleen nog de lopende en de eerstvolgende kalendermaand onbelast uitbetalen. Daarna moet de vergoeding stopgezet worden of belast voortgezet. Vanaf de maand die volgt op de maand waarin de werknemer weer aan de slag gaat is de vaste reiskostenvergoeding weer onbelast uit te betalen.