Hoe bepaal ik de vaste reiskostenvergoeding?

Question

Werknemers komen in onze organisatie in aanmerking voor een vaste kilometervergoeding voor woon-werkverkeer. Hoe bepalen we de precieze hoogte van die vergoeding?

Accepted Answer

Vanuit praktisch oogpunt is het voor uw organisatie interessant om werknemers die vaak voor hun werk naar een vaste plek reizen, een vaste reiskostenvergoeding te geven. Bijvoorbeeld voor hun woon-werkverkeer. Als er aan bepaalde voorwaarden is voldaan kan deze vergoeding onbelast blijven.

Vaste vergoeding per maand

De vaste reiskostenvergoeding kunt u in principe bepalen door de (enkele) reisafstand te vermenigvuldigen met het vermoedelijke aantal keren dat de werknemer deze aflegt in een jaar, en die uitkomst te vermenigvuldigen met de vergoeding (maximaal € 0,21 per kilometer gericht vrijgesteld in 2023). Deelt u dat door 12 maanden, dan heeft u de vaste vergoeding die uw organisatie per maand kan uitkeren. Let er ook op dat u voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd gebruik kunt maken van de gerichte vrijstelling voor reiskosten en thuiswerken.

U mag de vaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode, waarbij u kunt kiezen uit twee methodes (de 36-wekenregel of de 128-dagenregeling; hierna leest u hier meer over). Als aan de voorwaarden wordt voldaan, kunt u daarna u de vaste reiskostenvergoeding berekenen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding (maximaal € 0,21 per kilometer onbelast). Deel de uitkomst door 12 maanden voor het maandelijkse vergoedingsbedrag.

Methode 1: 36-wekenregel

Reizen werknemers in een jaar vermoedelijk minstens 36 weken (70% van 52 weken) op vijf dagen naar een vaste werkplek? Dan mag u de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding. Ook in dit geval geldt dat de gerichte vrijstelling in 2023 maximaal € 0,21 per kilometer bedraagt.

Let er bij de 36-wekenregel op dat u de methode naar evenredigheid moet toepassen als de werknemer in deeltijd werkt. En begint of eindigt de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar, dan gaat u uit van minstens 70% van het aantal volle weken. Als het aannemelijk te maken is dat de werknemer minstens 268 dagen naar de vaste werkplek reist, kunt u uitgaan van dat hogere aantal dagen in plaats van 214.

Nacalculatie verplicht

En let ook op als de enkelereisafstand meer bedraagt dan 75 kilometer. In dat geval is nacalculatie verplicht. Hierbij moet u bepalen of de vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal maximaal € 0,21 per kilometer (in 2023). Een eventueel bovenmatig deel van de vergoeding moet de werknemer terugbetalen, of u moet het als loon bij de werknemer of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

Methode 2: 128-dagenregeling

Als de werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist, maar wel minstens 128 dagen per jaar, mag u de vaste reiskostenvergoeding bepalen door 214 dagen te vermenigvuldigen met het aantal kilometers per dag vermenigvuldigd met de vergoeding (maximaal € 0,21 gericht vrijgesteld in 2023). Deel de uitkomst door 12 maanden voor het maandelijkse vergoedingsbedrag. U moet het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen als u met de werknemer de afspraak maakte dat hij op minder dan vijf dagen per week naar de vaste werkplek reist (denk aan thuiswerken of parttimers) of als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar begint of eindigt. Daarnaast moet u de vergoeding tijdsgelang herrekenen als:

de reisafstand verandert door bijvoorbeeld overplaatsing of verhuizing;
u stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoe bepaal ik de vaste reiskostenvergoeding?

27 januari 2023

Met een gratis account kunt u verder lezen

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Reiskosten

Met een gratis account kunt u verder lezen