Hoe verwerken we private lease in de loonadministratie?

Publicatiedatum 24 juli 2019

Een werknemer gaat een private-leaseauto rijden. Wij geven daar een nettokostenvergoeding van € 250 voor. Hoe verwerken we dit in de administratie?

U mag hoe dan ook maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer onbelast aan de werknemer vergoeden. Ook de kilometers voor woon-werkverkeer horen hierbij. Een kostenvergoeding die boven dit maximum per kilometer uitkomt, kan dus niet onbelast blijven.

Werkkostenregeling

Deze werknemer (die de auto niet via uw organisatie leaset) krijgt een vaste vergoeding van € 250 netto per maand. Dat kan alleen als er (€ 250 : € 0,19 =) 1.316 zakelijke kilometers per maand tegenover staan. Rijdt de werknemer per maand minder kilometers aan zakelijke ritten en woon-werkverkeer samen en betaalt u hem toch die € 250 kostenvergoeding, dan moet u het verschil als zogeheten eindheffingsloon aanwijzen en ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling laten gaan óf bruteren. Als er een nettovergoeding met de werknemer is afgesproken, kan het meerdere immers niet bij de werknemer worden belast. Als uw organisatie met die € 250 de totale maandkosten van de auto vergoedt, heeft u de auto in feite ter beschikking gesteld. In dat geval gelden de regels die ook gelden voor een leaseauto van de zaak. Dat betekent dat u de bijtelling privégebruik auto moet toepassen als de werknemer de auto ook privé gebruikt. De werknemer heeft dan immers privévoordeel van het gebruik van de auto waarvan uw organisatie de volledige kosten draagt.