Hoe werkt het salderen van reiskostenvergoedingen?

Question

Onze organisatie betaalt aan werknemers variabele vergoedingen voor reizen met een eigen vervoermiddel. Deze vergoedingen willen we aan het eind van het jaar met elkaar salderen. Maar welke voorwaarden gelden hier ook al weer voor? En hoe gaat salderen van reiskostenvergoedingen precies in zijn werk?

Accepted Answer

Betaal je binnen een kalenderjaar reiskostenvergoedingen van zowel hoger als lager dan het binnen de werkkostenregeling (WKR) gericht vrijgestelde bedrag van € 0,23 per kilometer (2025)? Dan mag je de vergoedingen onder voorwaarden met elkaar ‘salderen’.

Dat houdt in dat je het gemiddelde van de vergoedingen neemt om te bekijken of je gemiddeld meer dan € 0,23 per kilometer onbelast hebt vergoed. Als blijkt dat je meer onbelast vergoedt hebt dan het maximaal vrijgestelde bedrag, is alleen dat bovenmatige bedrag loon.

Verschillende voorwaarden aan salderen

Je mag alleen reiskosten salderen die binnen één kalenderjaar vergoed zijn. Daarnaast moeten de vergoedingen betaald zijn voor reizen die de werknemer met eigen vervoermiddel maakte. Bovendien moet je vastgelegd hebben dat de hogere vergoeding per kilometer ook bedoeld kan zijn voor gereisde kilometers met een lagere vergoeding. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een aanvullende bepaling op te nemen in je arbeidsvoorwaardenregeling.

De voorwaarde dat je zowel bovenmatige als ondermatige vergoedingen (hoger en lager dan € 0,23) hebt aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte (artikel) heeft een extra bijzonderheid in zich. Het betekent namelijk dat je gedurende het kalenderjaar zowel vergoedingen hoger als lager dan € 0,23 per kilometer als onbelaste vergoeding hebt uitbetaald aan je werknemer. Reiskosten die je tijdens het kalenderjaar al gesplitst hebt in een belaste en een onbelaste vergoeding mag je niet meer salderen.

Lager of hoger dan het maximaal vrijgestelde bedrag?

Als je wel mag salderen, bepaal je aan het einde van het kalenderjaar of het gemiddelde bedrag dat je aan reiskostenvergoeding betaald hebt niet hoger is dan het maximaal vrijgestelde bedrag van € 0,23 per kilometer. Is dat wel het geval, dan is het bovenmatige deel belast loon van de werknemer.

Over het bovenmatige deel van de vergoeding betaalt je werknemer dus loonheffing. Wil je het bovenmatige deel toch onbelast laten? Dan kun je het aanwijzen als eindheffing ten laste van de vrije ruimte als dit niet ongebruikelijk is.

Salderen moet op tijd gebeuren

Het salderen van onbelaste reiskostenvergoedingen moet je tijdig doen, namelijk voor de uiterste inzenddatum van de laatste aangifte loonheffingen van het kalenderjaar. Eventueel bovenmatige vergoedingen moet je uiterlijk in het laatste loontijdvak van het jaar als loon toekennen aan je werknemer of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

Dit antwoord is geschreven door Reintjan Weeber, productowner payroll bij Visma YouServe B.V., e-mailadres: reintjan.weeber@visma.com

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoe werkt het salderen van reiskostenvergoedingen?

1 december 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Reiskosten