Als een werknemer – bijvoorbeeld tijdens dienstreizen – een betaalpas op naam van uw organisatie gebruikt, hangt het ervan af welke kosten hij met deze pas betaalt, hoe u die moet behandelen in uw administratie. De reis- en verblijfkosten van de zakelijke reis van de werknemer zelf zijn gericht vrijgesteld. U moet die dus aanwijzen als eindheffingsloon, maar ze blijven onbelast zonder een beroep te doen op uw vrije ruimte. Hieronder vallen maaltijden, hotelovernachtingen, vervoer ter plaatse enzovoort. Eventueel mag u hiervoor aansluiten bij de reisregeling buitenland of binnenland. Daarin staat welke bedragen u zonder verder bewijs onbelast mag vergoeden.

Intermediaire kosten

Als uw werknemer ook als gastheer optreedt voor externen en voor hen bijvoorbeeld de lunch of het diner afrekent, zijn deze kosten zogeheten intermediaire kosten. Ook deze mogen zonder een beroep te doen op uw vrije ruimte onbelast blijven. Let op: er moeten wel onderliggende stukken zijn om aan te kunnen tonen dat alle kosten zijn gemaakt in verband met zakelijke aangelegenheden. Als er sprake is van etentjes met relaties, moet vastliggen met wie er gegeten is en voor welke gelegenheid. Als dat niet bij de administratie wordt bewaard, kunt u bij een controle niet aantonen dat de kosten inderdaad zakelijk zijn en staat u dus een naheffingsaanslag en eventuele boete te wachten.

Kosten partner in vrije ruimte

Wordt de werknemer op zijn reis vergezeld door zijn partner, dan vormen de reis- en verblijfkosten van die partner die met de betaalpas van de zaak zijn betaald wel belastbaar loon. Dat kan ten laste gebracht worden van de vrije ruimte om – voor zover die niet overschreden wordt – voor zowel uw organisatie als de werknemer onbelast te blijven.