Mogen wij een deadline stellen voor reiskostendeclaraties in coronatijd?

24 februari 2021

Onze werknemers declareren een reiskostenvergoeding voor de dagen dat zij naar kantoor gaan. Mogen wij een vervaltermijn verbinden aan deze declaratie?

Het is mogelijk om een vervaltermijn te verbinden aan een reiskostendeclaratie. U moet wel goed controleren of een dergelijke regeling niet in strijd is met een eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Ook de ondernemingsraad moet akkoord gaan met de regeling.

Haalbare vervaltermijn afspreken

Vervolgens neemt u de regeling op in de arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst. Als u geen termijn afspreekt, mag de werknemer nog maximaal vijf jaar de reiskosten declareren.
Zorg er wel voor dat de vervaltermijn haalbaar is voor de werknemer. Zo oordeelde de rechtbank Limburg in een zaak dat een periode van drie maanden een haalbare termijn was.

Thuiswerken door coronamaatregelen

U hoeft overigens geen gevolgen te verbinden aan een veranderd reispatroon van de werknemer die veel meer thuiswerkt door de coronamaatregelen. U mag namelijk in ieder geval tot 1 april 2021 blijven uitgaan van de feiten waarop de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd. Voorwaarde is dat het een vaste reiskostenvergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door u werd toegekend. U bent overigens niet wettelijk verplicht om niet gemaakte vaste reiskosten door te betalen. Al kunnen de arbeidsvoorwaarden dit wel verplichten.