Wanneer moeten we nacalculeren bij reiskostenvergoedingen?

Question

Onze organisatie betaalt aan werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding. Nu hebben we een paar werknemers die ver van onze organisatie af wonen en een grote reisafstand hebben. Moeten we in dit geval aan het einde van het jaar nacalculeren?

Accepted Answer

Als je een vaste onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer aan je werknemers betaalt, moet je in sommige gevallen ‘nacalculeren’. Oftewel: je moet aan het einde van het kalenderjaar vaststellen of de vaste onbelaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal gemaakte woon-werkkilometers in het kalenderjaar. Dit moet je doen bij werknemers die een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer tussen hun thuisadres en de werkplek hebben.

Meer vergoed dan het maximaal vrijgestelde bedrag

Heb je meer kilometers onbelast vergoed dan dat een werknemer gereisd heeft? En komt de totaal betaalde onbelaste vergoeding boven het maximaal vrijgestelde bedrag van € 0,23 per kilometer (2025) maal het aantal gereisde kilometers? Dan is het bovenmatige deel belast loon van de werknemer, eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte of moet de werknemer dit terugbetalen.

Bij een vaste onbelaste reiskostenvergoeding is de berekening voor nacalculatie gebaseerd op een fictief aantal van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met een fictie van korte afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof. Om de nacalculatie correct uit te voeren, moet je precies weten op welke dagen je werknemer naar de vaste werkplek reisde. Dit kun je alleen goed uitvoeren als je gedurende het kalenderjaar al registreert op welke dagen je werknemer naar de werkplek heeft gereisd.

Voorbeeld van nacalculatie

Stel dat een werknemer in 2025 een woon-werkafstand heeft van 100 kilometer. Hij krijgt een vaste onbelaste vergoeding op basis van 214 werkdagen per jaar = 214 x 100 kilometer x 2 (heen en terug) = 42.800 kilometer per jaar.

In de praktijk blijkt aan het einde van het jaar echter dat deze werknemer geen 42.800 kilometer aan woon-werkverkeer afgelegd heeft, omdat hij meerdere malen thuiswerkte, ziek was en vakantie heeft gehad. Daardoor heeft hij dat jaar slechts 40.000 woon-werkkilometers gemaakt. Hij heeft dan (2.800 x € 0,23) € 644 te veel onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen.

Nacalculeren moet op tijd gebeuren

Het nacalculeren van onbelaste reiskostenvergoedingen moet je tijdig doen, namelijk voor de uiterste inzenddatum van de laatste aangifte loonheffingen van het kalenderjaar. Eventueel bovenmatige vergoedingen moet je uiterlijk in het laatste loontijdvak van het jaar als loon toekennen aan je werknemer of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.

Verplichte nacalculatie voorkomen

Wil je verplichte nacalculatie voorkomen? Dan kan je organisatie in de arbeidsvoorwaardenregeling opnemen dat vaste onbelaste reiskostenvergoedingen maar tot een maximum aantal kilometers betaald worden. Hierin leg je de grens lager dan 75 kilometer enkele reisafstand. Als alternatief kun je ook de vaste onbelaste reiskostenvergoeding omzetten naar een vergoeding op declaratiebasis.

Dit antwoord is geschreven door Reintjan Weeber, productowner payroll bij Visma YouServe B.V., e-mailadres: reintjan.weeber@visma.com

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Wanneer moeten we nacalculeren bij reiskostenvergoedingen?

1 december 2025

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Reiskosten