Voorbereiding open dag
Beschrijving
Een goed georganiseerde open dag vereist tijdige en gestructureerde voorbereiding. Vanaf een half jaar van tevoren tot de week voor het evenement moeten diverse stappen worden genomen om alles soepel te laten verlopen. Denk aan planning, communicatie, logistiek en veiligheid.
Zes maanden tot één maand vooraf
Begin ruim op tijd met het prikken van een geschikte datum en leg leveranciers vast, zoals cateraars, fotografen en beveiligers. Regel eventueel vergunningen en verzekeringen. Stem de interne agenda’s af, kondig het evenement aan via de bedrijfswebsite en wijs collega’s en vrijwilligers een rol toe.
Eén maand vooraf
Zorg voor attenties met bedrijfslogo en stuur uitnodigingen naar de doelgroep. Informeer ook omwonenden over de geplande open dag.
Laatste voorbereidingen
Richt de bewegwijzering in, stel een noodscenario op voor parkeergelegenheid en maak naambordjes voor medewerkers. Een week voor het evenement vindt de laatste check plaats, zoals het doornemen van het draaiboek met het projectteam.