Een organisatie mag geen RI&E in gebruik nemen zonder instemming van de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT). De OR en PVT hebben namelijk instemmingsrecht op alle regelingen over arbeidsomstandigheden en dus óók op de RI&E.
De OR en PVT hebben op basis van artikel 27 lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht (tools) op alle regelingen die iets van doen hebben met de arbeidsomstandigheden. Dat betekent dat een organisatie nooit een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) (tools) in de praktijk mag gebruiken zonder dat de OR of PVT instemt. Het instemmingsrecht geldt voor:
De preventiemedewerker stelt in de praktijk vaak de RI&E op. Hij doet er goed aan om de OR of PVT daarbij te betrekken, omdat zij dankzij hun contact met de achterban weten welke risico’s werknemers lopen op de werkvloer. Hoe meer input zij vooraf kunnen leveren, hoe sneller het instemmingsproces later verloopt. Na het in gebruik nemen van de RI&E kan de OR het plan van aanpak en de voortgang bespreken met de achterban. Dit vergroot het draagvlak in de organisatie.