VERDIEPINGSARTIKEL
De RI&E actueel houden
Corona gaat wellicht nooit meer weg, thuiswerken wordt het nieuwe normaal en de tijdelijke maatregelen blijken minder tijdelijk dan gedacht. De afgelopen 1,5 jaar hebben organisaties en arbospecialisten er alles aan gedaan om de werkplekken zo veilig mogelijk te maken gezien de omstandigheden. Ondanks verschillende oplevingen raken we inmiddels gewend aan de situatie. Dit brengt de vraag met zich mee: Hoe actueel is de RI&E eigenlijk nog? En hoe verwerkt u aanpassingen?
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Peter Reinerink, trainer & adviseur medezeggenschap, arbo en duurzame Inzetbaarheid bij TRAINIAC
Organisaties zijn constant in beweging: Afdelingen worden verhuisd, werkplekken aangepast en machines vernieuwd. Ondertussen ligt de RI&E onder in de la tot er een belletje gaat rinkelen dat het alweer een aantal jaren geleden is dat deze is vernieuwd. De RI&E (toolbox) moet ‘actueel’ zijn, maar dit betekent natuurlijk niet dat hij eens per afgesproken periode moet worden bijgewerkt.
Hij moet aansluiten bij de werkelijke situatie, dus ‘wanneer wijzigingen daartoe aanleiding geven’. Maar welke wijzigingen vallen nu in de praktijk onder deze criteria? Soms is dit overduidelijk maar soms ook niet. Een aantal vaker voorkomende veranderingen zijn de volgende:
1. Verhuizing
Een verhuizing van (een deel van) de organisatie zorgt overduidelijk voor een nieuwe situatie: risico’s voor fysieke veiligheid moeten opnieuw bekeken worden, maar vooral ook de organisatie van het arbobeleid zoals de bhv- en ontruimingsplannen (toolbox). Vergeet ook de mentale risico’s niet: verandering is vaak een verzwarende factor voor werkdruk en overige PSA-risico’s.
2. Reorganisatie
Een reorganisatie brengt vaak wijzigingen met zich mee in functies, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de organisatie van de werkzaamheden. Mensen krijgen te maken met nieuwe situaties. Dit betekent niet automatisch dat er andere risico’s naar voren komen, maar wel dat ze voorkomen op andere werkplekken.
Ook verandert de mate waarin deze risico’s worden ervaren. Dit leidt tot een wijziging van de evaluatie van de risico’s. Bij reorganisaties waarin ontslagen vallen, zal het risico op werkstress door het missen van collega’s en de vertrouwde sociale omgeving een rol kunnen gaan spelen.
3. Verbouwing of herinrichting werkplekken
De mate van verandering en de omvang van de verbouwing bepalen uiteraard de aard van de risico’s en de evaluatie hiervan. Een extra tussenwand kan het risico op werkstress door geluidsoverlast verlagen, maar kan tegelijkertijd zorgen voor vertraging in de ontruimingsprocedure.
Verbouwingen en herinrichtingen hebben net als bovenstaande risico’s vaak niet alleen betrekking op de individuele werkplekken zelf, maar ook op de arbo-organisatie.
4. Vervangen of toevoegen van machines en apparatuur
Wanneer door technologische veranderingen werkzaamheden en werkprocessen veranderen, wijzigen de risico’s en de mate waarin deze optreden uiteraard ook. Er kunnen zowel nieuwe risico’s ontstaan door de werking van deze machines en apparatuur, maar bestaande risico’s kunnen ook toenemen omdat werknemers met de nieuwe machines en apparatuur moeten leren omgaan.
5. Uitbreiden van diensten, producten of werkzaamheden van de organisatie
Veranderingen in het aanbod van de organisatie zullen vaak automatisch een wijziging in werkmethode en instructies opleveren. Ook hier kunnen dus risico’s ontstaan of veranderen. Dat kan overigens ook deels positief zijn: routinehandelingen worden wellicht doorbroken, waardoor het veiligheidsbewustzijn vergroot wordt. Hier geldt echter ook: verandering kan werkstress veroorzaken.
6. Verandering in externe omstandigheden
Hoewel er in de eigen organisatie niets hoeft te veranderen, kan door een externe gebeurtenis een nieuw risico ontstaan. Door corona veranderde in eerste instantie het risico op besmetting en op werkstress door de onzekere toekomstverwachtingen. De diverse opvolgende wijzigingen beïnvloedden echter ook vele andere risico’s.
In dat kader is het niet gek om de conclusie te trekken dat corona een arbo-oefening in optima forma is geweest. Ook een externe wijziging als ‘nieuwe buren’ kan van invloed zijn op de aanwezige risico’s binnen uw organisatie.
7. Nieuwe arbeidsrisico's door tijdsverloop
Ook al is tijd niet per definitie van invloed op de actualiteit van de RI&E, het kan uiteraard wel een factor zijn die de evaluatie van risico’s beïnvloedt. Wanneer het werknemersbestand veroudert, zullen bepaalde risico’s meer spelen. Dit geldt uiteraard ook voor andere wijzigingen in de opbouw van het personeelsbestand.
8. Invloed arbocyclus op RI&E
Uiteraard heeft de arbocyclus zelf ook invloed op de RI&E. Als u de maatregelen uit het plan van aanpak (PVA) uitvoert, zouden de risico’s kleiner moeten worden. Dit wijzigt de evaluatie en zorgt voor andere prioriteiten en maatregelen in het volgende PVA (tool).
Thuiswerken om het besmettingsrisico te verlagen, vergrootte het risico op werkstress door sociale isolatie of fysieke klachten door een minder ergonomische werkplek thuis.
Wanneer is aanpassing RI&E nodig?
De vraag is dus hoe vaak de RI&E bijgewerkt moet worden. Zoals beschreven, dient de RI&E actueel te zijn en bijgewerkt te worden bij wijzigingen. Veel veranderingen hebben echter slechts invloed op een beperkt gedeelte van de RI&E of een beperkt aantal arbeidsplaatsen.
Ook de mate waarin een wijziging de aanwezige risico’s beïnvloedt (en de evaluatie hiervan), kan verschillen. Daardoor geeft niet elke wijziging ‘aanleiding’ om de RI&E aan te passen. Er is dus ruimte voor interpretatie.
Analyseer een aantal informatiebronnen
Om risico’s te kunnen evalueren, is de juiste informatie noodzakelijk. De prioriteiten kunnen bepaald worden door onder meer de volgende informatiebronnen te analyseren:
- verzuimcijfers;
- verzuimanalyse bedrijfsarts of arbodienst;
- verloopcijfers én analyse;
- incidentenrapportages;
- analyse meldingen onveilige situaties;
- rapportage vertrouwenspersoon;
- resultaten medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO);
- resultaten preventief medisch onderzoek (PMO);
- steekproeven en interviews medewerkers/OR.
Ontwikkel een gezamenlijke visie
Het is aan te raden om samen met alle belanghebbenden te komen tot een gezamenlijke visie op de vraag of een wijziging ‘aanleiding geeft’ om de RI&E aan te passen.
Samen met Arbodienst, OR, preventiemedewerker en eventuele andere betrokkenen bespreekt u op structurele basis gedurende het jaar de wijzigingen binnen de organisatie, de opvolging van het bestaande PVA en de informatie waarop u een koerswijziging kunt baseren.
Zo kunt u ook gezamenlijk besluiten of een tussentijdse wijziging van de RI&E en het PVA noodzakelijk is. Na een jaar zijn verschillende maatregelen uit het PVA uitgevoerd en kunt u op basis van beschikbare informatie, metingen en resultaten opnieuw afwegen hoe het PVA van het komende jaar eruit gaat zien.
U stelt prioriteiten aan de hand van de evaluatie
U stelt prioriteiten aan de hand van de evaluatie van alle bestaande risico’s. Een mooi moment om alle wijzigingen te verwerken waarbij niet direct een tussentijdse aanpassing van de RI&E noodzakelijk was.
Daarna moet deze ook (bij meer dan 25 werknemers) getoetst worden door een gecertificeerde instantie, zodat de RI&E weer actueel is. Dat hoort uiteraard ook bij een tussentijdse wijziging te gebeuren.
Vergeet niet dat de OR instemmingsrecht heeft op zowel de (bijgewerkte) RI&E als het PVA. Dit komt niet alleen de kwaliteit ten goede, maar vergroot ook het draagvlak voor de maatregelen en daarmee het veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie.
Om een arbobeleid te voeren dat aansluit bij de praktijk is het van belang de juiste maatregelen te treffen, die impact hebben op de belangrijkste en meest actuele risico’s.
