VERDIEPINGSARTIKEL

De aanschaf van pauzesoftware

Langdurig achter de computer werken zonder tussendoor voldoende pauze te nemen, is niet verstandig. Dit kan gezondheidsklachten en op den duur zelfs ziekteverzuim veroorzaken. Het installeren van pauzesoftware helpt een werknemer om pauzes te nemen en daardoor gezondheidsklachten tegen te gaan. Wat houdt pauzesoftware precies in en waar moet u op letten bij de aanschaf van een dergelijk programma?


1 maart 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Om gezondheidsklachten te voorkomen, mag een werknemer eigenlijk niet langer dan twee uur aaneengesloten achter een pc zitten. Na maximaal twee uur moet hij het beeldschermwerk afwisselen met andere taken. Dat is in de praktijk makkelijker gezegd dan gedaan. Als hij geconcentreerd bezig is, vliegt de tijd en zijn er zo weer een paar uur voorbij.

Pauzesoftware biedt in deze gevallen uitkomst. Als uw werknemer regelmatig een beeldschermwerkpauze inlast, kan dat lichamelijke klachten voorkomen. Een korte pauze zorgt ervoor dat spieren en pezen kunnen ontspannen en dat de werknemer een andere werkhouding kan aannemen. Nog beter is het om de werkplek even helemaal te verlaten en te bewegen. Dit verbetert namelijk ook de doorbloeding.

Pauzeren is geen verloren tijd

Ontspanning is net zo belangrijk als inspanning. Pauzeren is dus zeker geen verloren tijd, integendeel juist. In de pauze kan de werknemer zijn spreekwoordelijke batterij weer opladen en zijn hoofd weer ‘leegmaken’. Na een goede pauze gaat de werknemer weer fris aan de slag, werkt hij geconcentreerder en presteert hij beter.

Wil de werknemer zijn pauzemoment zo nuttig mogelijk besteden? Dan zijn er vast wel klusjes te doen waarbij hij geen computer gebruikt. Denk aan het bureau opruimen, de administratie bijwerken, de planten water geven. Zo creëert hij bovendien een opgeruimde, rustige werkomgeving.

Voorkom klachten aan arm, nek en schouder (KANS)

Pauzesoftware herinnert de werknemer eraan om ook daadwerkelijk op gezette tijden een pauze te nemen, en helpt zo klachten aan arm, nek en schouder (KANS) te voorkomen. Door middel van een geluidje, pop-up-scherm of andere melding attenderen deze programma’s werknemers erop dat zij hun beeldschermwerk even moeten onderbreken.

De meeste programma’s waarschuwen dat het tijd is voor een micro- of rustpauze.

De meeste programma’s waarschuwen dat het tijd is voor een micro- of rustpauze. De eerste pauze duurt slechts een paar seconden en is vooral bedoeld om het typen en werken met de muis even te onderbreken. De rustpauze is langer. Die geeft de werknemer de gelegenheid om even de werkplek te verlaten en in beweging te komen. Hij kan bijvoorbeeld koffie halen, een praatje maken met een collega of misschien samen met collega’s een paar rek- en strekoefeningen doen.

Veel pauzesoftwareprogramma’s bieden tijdens deze langere pauzes bewegingsoefeningen en andere gezondheidstips aan. Dit gaat verder dan adviezen over de juiste werkhouding of het afwisselen van inspanning en ontspanning. Vaak bieden deze programma’s ook tips hoe de werknemer zijn werk efficiënter kan inrichten, bijvoorbeeld door het gebruik van sneltoetsen op het toetsenbord. Zo werkt hij sneller en houdt hij voldoende tijd over voor het inlassen van een pauze.

Hulp tijdens re-integratie

Pauzesoftware kan ook een goed hulpmiddel zijn voor een werknemer die na een periode van arbeidsongeschiktheid een poging doet om het werk weer op te pakken. Het risico is aanwezig dat de werknemer tijdens de re-integratie te veel hooi op zijn vork neemt en zo zijn herstel tegenwerkt. Pauzesoftware helpt de werknemer wat af te remmen.

Daglimiet instellen

Een andere optie die veel programma’s bieden, is het instellen van een daglimiet. Na een bepaald aantal uur geeft het programma een waarschuwing dat het tijd is om te stoppen met het computerwerk. Waar de programma’s hun pauzemeldingen op baseren, is verschillend.

Er zijn programma’s waarbij de gebruiker zelf kan instellen wanneer en hoelang hij pauze wil nemen en daarvoor dus een pauzemelding op zijn beeldscherm wil zien. Andere programma’s maken een analyse van het werkgedrag (onder andere het typ- en muisgedrag) of het natuurlijke pauzeritme van de werknemer en doen op basis hiervan meldingen.

Meer stress en irritatie door pauzesoftware

Een veelgehoord kritiekpunt is dat pauzesoftware soms juist voor meer stress en irritatie zorgt in plaats van minder. Dat heeft vooral te maken met de blokkeerfunctie die sommige programma’s hebben. Die zorgt ervoor dat het toetsenbord en de muis blokkeren als het tijd is voor een pauze. De werknemer is dus gedwongen om tijdelijk het werk neer te leggen, ook als dat net even slecht uitkomt.

Het is dan ook belangrijk dat werknemers bij zo’n programma de mogelijkheid hebben om een pauze uit te stellen of over te slaan, of zelf kunnen beslissen of ze de blokkeerfunctie instellen of niet. De optie om pauzes over te slaan is ook een valkuil. Eén keer een pauze overslaan is helemaal niet erg, maar de pauzemelding keer op keer negeren is niet verstandig.

Kritisch

Overweegt uw organisatie pauzesoftware aan te schaffen, kijk dan kritisch of het programma de opties (marktanalyse) biedt die uw werknemers belangrijk vinden. Let onder andere op de volgende punten:

  • Bevat het programma een blokkeerfunctie en zo ja, kan de werknemer deze zelf in- en uitschakelen?
  • Kan de werknemer de pauzes uitstellen of overslaan?
  • Houdt de software rekening met de pauzebehoefte van werknemers?
  • Is de software gebruiksvriendelijk?
  • Hoe professioneel is de software? Bij gratis pauzesoftware zijn de functies meestal beperkt.
  • Hoeveel mag de software kosten? Vaak daalt de prijs naarmate uw organisatie meer licenties afneemt.

Het is verstandig om eerst een proefversie van een pauzesoftwareprogramma te downloaden. Proefversies zijn in de regel gratis en vrijblijvend.

Andere manieren dan pauzesoftware

Goede pauzesoftware helpt voorkomen dat werknemers te intensief of te lang achter elkaar doorwerken. Het is een stok achter de deur, die uw werknemer min of meer verplicht om voldoende pauzes in te lassen tijdens het uitvoeren van het werk.

Maar ook op andere manieren kunt u ervoor zorgen dat de druk in de ketel niet te hoog oploopt. Voorkomen dat klachten ontstaan is nu eenmaal beter dan genezen. Enkele acties die u kunt ondernemen voor voldoende onderbrekingen:

  • Laat een werknemer zijn computergedrag analyseren: werkt hij het liefst achter elkaar door of loopt hij geregeld even weg van zijn computer?
  • Maak de werknemer bewust van zijn computergedrag, zodat hij slechte gewoontes om kan zetten in goede.
  • Hoe is de werkdruk? Loopt de werknemer over van het werk, dan voelt een pauze ongemakkelijk. Bespreek met de werknemer hoe hij meer ruimte kan krijgen om tussendoor even bij te tanken. Denk bijvoorbeeld aan een andere planning of werkverdeling.
  • Stimuleer werkwijzen als blind typen en gebruik van sneltoetsen. Dat maakt tijd vrij om te pauzeren.

Peil het animo

Voordat u de pauzesoftware definitief aanschaft, moet u nagaan of er bij uw werknemers voldoende animo is om het programma te gaan gebruiken. Is dat niet het geval, dan kunt u de software aanschaffen met een beperkt aantal licenties. U kunt het programma dan beschikbaar stellen aan werknemers die hier graag gebruik van willen maken of werknemers met beginnende klachten.

Het programma staat en valt met de gebruiksvriendelijkheid. Het is belangrijk dat uw werknemers de software aan hun eigen behoefte en gedrag kunnen aanpassen; zij moeten er immers mee werken.

Voorkom oogproblemen

Veel beeldschermtijd kan leiden tot ernstige, blijvende oogafwijkingen, zoals bijziendheid en blindheid. Daarom leren jongeren de 20-20-2-regel: na 20 minuten beeldschermtijd 20 seconden in de verte kijken, en elke dag minimaal twee uur buiten zijn. Die regel is ook voor volwassenen een goede richtlijn. Het zorgt voor een goede afwisseling van dichtbij en in de verte kijken, meer beweging en voldoende buitenlucht.