Onder de 'oude' regels voor vergoedingen en verstrekkingen kunt u vergoedingen en verstrekkingen die samenhangen met verplichtingen die de onderneming heeft op grond van de Arbowet onbelast laten. De enige voorwaarde is dat de werknemer er geen aanmerkelijke privébesparing door geniet. Onder de werkkostenregeling (WKR) ligt dit een stuk ingewikkelder.
Als uw onderneming al is overgestapt op de werkkostenregeling, vormen vergoedingen op grond van de Arbowet altijd loon voor de werknemer. Als de werknemer zelf een veiligheidsbril aanschaft en die declareert, moet u deze vergoeding dus tot zijn loon rekenen. U kunt zo’n vergoeding wel opnemen in de forfaitaire ruimte. Voor de werknemer is hij dan alsnog onbelast.
Als de werkgever zelf arbogerelateerde zaken aanschaft en deze aan zijn werknemers uitdeelt, kunnen deze verstrekkingen onder de werkkostenregeling soms wel onbelast blijven. Voorwaarde is dat de werknemer de uitgedeelde voorziening (ook) op zijn werkplek gebruikt.
In het handboek loonheffingen (paragraaf 18.4) staat dit niet correct. Daar is bij vergissing weergegeven dat verstrekkingen op grond van de Arbowet onder de werkkostenregeling altijd onbelast zijn.
Door de toevoeging dat verstrekkingen alleen onbelast kunnen blijven bij gebruik op de werkplek, wordt de kwestie een stuk complexer. Zoals u in Salaris Rendement 5 op pagina 9 al heeft kunnen lezen, is een werkplek in de woning van de werknemer voor de werkkostenregeling immers geen werkplek. Van een werkplek voor de werkkostenregeling is alleen sprake als de werkgever er – wat de arbeidsomstandigheden betreft – verantwoordelijk voor is. Dat betekent dat u voorzieningen die de werknemer thuis gebruikt, dus tot het loon moet rekenen, zelfs al is het thuisgebruik volledig voor zakelijke doeleinden.
Alleen als arbovoorzieningen op de thuiswerkplek voortvloeien uit de voorschriften uit het arbobeleid van uw onderneming, mag de werkgever ze onbelast uitdelen. De werkruimte thuis moet dan wel zo zijn ingericht dat de werknemer er op een verantwoorde manier kan werken.