Veel ondernemingsraden laten zich ondersteunen door een ambtelijk secretaris (AS). Ondernemingsraden hebben tenslotte veel werk op het bordje en een ambtelijk secretaris kan de OR ondersteunen en verder helpen. Of dat nu op uitvoerend, organisatorisch of strategisch niveau is.
De ambtelijk secretaris (tool) is één van de faciliteiten waar de OR over kan beschikken (artikel 17 en artikel 22 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Sommige cao’s geven zelfs concrete richtlijnen voor de mate waarin de OR een beroep kan doen op de ambtelijk secretaris. In verschillende cao’s is namelijk bepaald dat de OR recht heeft op ambtelijke ondersteuning van een aantal uren per OR-zetel per week. Het is dan ook raadzaam om te controleren of hierover bepalingen staan in de cao.
Staat er niets over in de cao, dan kan de OR ondersteuning vragen bij een werknemer die bij de organisatie in dienst is (artikel 17 WOR) of een opgeleid ambtelijk secretaris van buiten de organisatie aantrekken (artikel 22 WOR). In beide gevallen heeft de OR hierbij de medewerking van de bestuurder nodig. Als de bestuurder hier niet mee akkoord gaat, kan de OR naar de kantonrechter stappen. De OR kan zo’n stap altijd beter proberen te voorkomen, door de bestuurder te overtuigen van het belang van extra ondersteuning.
Een AS heeft dezelfde taken als de secretaris, maar bekleedt een aparte functie. Hij is géén OR-lid en heeft ook geen stemrecht bij (inhoudelijke) beslissingen van de OR. De AS gaat aan de slag op basis van een zzp- of arbeidsovereenkomst met de ondernemer. Hierdoor kan hij in functie blijven als er een nieuwe OR aantreedt. Ondanks dat de ambtelijk secretaris geen OR-lid is, geldt voor hem – net als voor de OR-leden – het volgende: