VERDIEPINGSARTIKEL

Wat zijn de taken van OR-voorzitter en (ambtelijk) secretaris?

17 mei 2024 6 minuten Door redactie
Download als PDF

Om een OR goed te laten functioneren, moeten er een OR-voorzitter en secretaris zijn. Uw OR beslist onderling wie deze rollen gaan vervullen. Daarbij overlegt u over de mogelijkheden voor het aanstellen van een ambtelijk secretaris (AS). Wat houden deze functies in en welke taken horen hierbij?

De (vice)voorzitter en de secretaris vormen het dagelijks bestuur (DB) van de OR. De OR-leden kiezen uit hun midden een voorzitter en één of meerdere plaatsvervangende voorzitters (artikel 7 WOR).

In de regel geeft de voorzitter leiding aan de samenwerking binnen uw OR, is hij het aanspreekpunt voor de bestuurder en zorgt hij ervoor dat medezeggenschapsprocedures zoals een advies- of instemmingstraject correct verlopen. Ook vertegenwoordigt hij de OR bij een eventuele juridische procedure. Artikel 14, lid 2e verplicht de OR om ook te voorzien in een secretariaat. Dat betekent dat uw OR ook daarover keuzes moet maken.

Kiest u voor een secretaris uit eigen kring en/of van buiten de OR? Uw OR kan namelijk ook in overleg met de bestuurder naast of in plaats van een eigen secretaris, een ambtelijk secretaris (AS) aanstellen. De AS is geen lid van de OR en houdt zich ook niet bezig met inhoudelijke discussies en de besluitvorming van de OR. De WOR schrijft niet voor hoe deze rollen ingevuld moeten worden. Daar moet uw OR dus zelf invulling aan geven.

Een gedetailleerde taakomschrijving kan kandidaten voor het voorzitterschap afschrikken

Taken van de voorzitter

Uw OR moet in zijn reglement zijn werkwijze vastleggen. Dit geldt echter alleen voor de onderwerpen die zijn opgesomd in artikel 14, lid 2 WOR, zoals het aantal leden dat aanwezig moet zijn om de vergadering door te laten gaan en hoe uw OR de vergaderverslagen bekendmaakt.

U mag in uw reglement ook voorzitters­taken opnemen (artikel 14, lid 1 WOR), maar het is de vraag of dat verstandig is. Een gedetailleerde taakomschrijving kan kandidaten voor het OR-voorzitterschap namelijk ook afschrikken. Een voorzitter komt het best tot zijn recht als hij zijn rol zelf kan invullen, rekening houdend met zijn eigen kwaliteiten. De WOR verplicht de voorzitter wel de OR ‘in rechte’, dus bij rechtsgedingen, te vertegenwoordigen.

Leiding zonder macht

Bij ‘gewone’ teams is de voorzitter vaak de leidinggevende, die hiërarchisch boven het team staat. In de OR is iedereen gelijk; de voorzitter is een OR-lid zoals alle andere leden en zijn stem is zeker niet doorslaggevend. De voorzitter geeft dus leiding zonder macht. Hij moet specifieke vaardigheden ontwikkelen, zoals het creëren van draagvlak, het leiden van vergaderingen of het sluiten van een compromis.

Het in goede banen leiden van de bespreking van een voorstel kan lastig zijn, helemaal als de OR-leden het onderling niet eens zijn. De voorzitter kan er dan voor zorgen dat er in elk geval een besluit wordt genomen.

De voorzitter is altijd één van de zittende OR-leden

Voorbereiding van vergadering

De voorzitter doet er verstandig aan om de vergadering goed voor te bereiden. Per agendapunt moet duidelijk zijn wat het doel is, wat eruit moet komen (advies, opties, beste ideeën, speerpunten?) en hoe uw OR het punt bespreekt (voorstel door commissie, rondje, brainstorm?). Onderstaande vragen bieden hierbij houvast:

  • Wat is het doel van dit punt? Wanneer is het punt klaar?
  • Wat is de centrale vraag? Welke vragen bespreekt uw OR achtereenvolgens?
  • Hoe bespreekt uw OR dit punt? In een brainstormsessie of groepsdiscussie?
  • Hoe verdeelt uw OR de rollen, zoals notuleren of tijd en proces bewaken?
  • Hoe besluit uw OR? Wat doet u als OR-leden het onderling niet eens worden?

OR-voorzitter kan zijn hamer verliezen

Uw OR kiest een voorzitter uit zijn midden. De voorzitter is dus altijd één van de zittende OR-leden. Zodra de voorzitter uit dienst treedt, eindigt van rechtswege zijn OR-lidmaatschap en automatisch ook zijn voorzitterschap van de OR. De voorzitter kan ook tijdelijk afwezig zijn zonder dat hij uit dienst gaat, bijvoorbeeld voor een paar maanden onbetaald verlof. Hij blijft dan gewoon OR-lid, maar kan in de tussentijd wel zijn voorzittershamer kwijtraken.

Vanaf het moment dat de voorzitter afwezig is, vervangt de vicevoorzitter hem in de OR. De OR kan echter op elk moment een andere voorzitter kiezen. Dat kan de plaatsvervanger zijn, maar mag ook een ander OR-lid zijn.

Taken van de secretaris

Een OR kan ook beschikken over een OR-secretaris. De secretaris ondersteunt de OR. Hij zorgt bijvoorbeeld voor de notulen tijdens (overleg)vergaderingen, stuurt het verslag rond en archiveert en beheert de documentatie en de agenda. Sommige raden hebben (ook) een ambtelijk secretaris.

De taken van beide secretarissen zijn vergelijkbaar: ze vervullen met name administratieve taken voor de OR. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen tussen de twee. Zo is de OR-secretaris gekozen door de OR uit de zittende OR-leden. Een OR-secretaris is dus OR-lid en beslist mee over inhoudelijke zaken.

De ambtelijk secretaris

Een ambtelijk secretaris heeft dezelfde taken als de OR-secretaris, maar vervult een aparte functie. Hij is géén OR-lid en heeft dus ook geen stemrecht bij (inhoudelijke) beslissingen van uw OR. Ondanks dat hij geen OR-lid is, geldt voor de AS – net als voor de OR-leden – het volgende:

Uw OR kan alleen een ambtelijk secretaris aanstellen als uw bestuurder akkoord gaat

Bepaal noodzaak ambtelijk secretaris

Voordat uw OR een AS aanstelt, moet u eerst overwegen of uw OR behoefte heeft aan extra ondersteuning. De AS kan uw OR secretarieel ondersteunen, maar beleidsvoorbereidende of adviserende ondersteuning is ook mogelijk. Sla eerst uw cao erop na, want soms is bepaald dat de OR recht heeft op ambtelijke ondersteuning van een aantal uren per OR-zetel per week.

Staat er niets in de cao, dan kan uw OR overleggen met de bestuurder over de aanstelling van een AS (artikel 17 en 22 WOR). Uw OR kan namelijk alleen een AS aanstellen als uw bestuurder hiermee akkoord gaat of als de kantonrechter hem daartoe verplicht. Het inhuren van een AS brengt tenslotte kosten met zich mee.

De AS gaat aan de slag op basis van een zzp- of arbeidsovereenkomst met de ondernemer. Het voordeel hiervan is dat de AS zijn functie kan behouden als er een nieuwe OR aantreedt. Zo kan hij bijdragen aan de continuïteit van de medezeggenschap binnen uw organisatie.

Uw OR moet de bestuurder er dus van zien te overtuigen dat uw OR de AS echt nodig heeft. Het is ook een idee om een urenbegroting aan uw bestuurder voor te leggen. Is hij akkoord, dan stelt u de functieomschrijving, het aantal uren en de sollicitatieprocedure op.

Realistische verwachtingen ambtelijk secretaris

Voor een goede samenwerking met de ambtelijk secretaris is het zaak dat uw verwachtingen realistisch zijn. De AS voert in principe alleen secretariële en administratieve taken uit. Voor extra taken, zoals het organiseren van verkiezingen of scholingsdagen, is vaak geen ruimte, omdat hij maar voor een beperkt aantal uren is aangesteld. Hij zal dus prioriteiten moeten stellen en extra taken moeten afwijzen als zijn kerntaken erdoor in de knel komen.

Dat is soms lastig, omdat de OR en AS zelf vaak meer verwachten. Maak daarom goede afspraken over de taken van de AS. Als uw OR een ambtelijk secretaris heeft, is het de vraag of een OR-secretaris nog nodig is. In principe kan de AS alle taken van de OR-secretaris uitvoeren, maar dit hangt af van de taakverdeling.

Bij ziekte van de AS kan de OR-secretaris de taken eventueel overnemen. Ook is de OR-secretaris een goede sparringpartner voor de AS. Het is dus aan uw OR om te bepalen of u het nodig vindt om een OR-secretaris aan te wijzen als u al een goede AS heeft.

Uw OR kan intern of extern op zoek gaan naar een AS, maar u kunt hiervoor ook bij de Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen (VASMO) terecht.

Download als PDF