Goede uitnodiging maken is een kunst

Als u in het komende jaar een nieuwjaarsreceptie organiseert voor zakenrelaties, wilt u natuurlijk dat de mensen die u uitnodigt, ook komen. Heeft u de uitnodigingen nog niet verstuurd, kijk dan nog even kritisch of ze wel genoeg opvallen. Het is altijd lastig om rond dit soort feestdagen een hoge opkomst te realiseren. U kunt uw relaties niet dwingen om te komen, maar u kunt ze wel over de streep trekken. Met een goed verzorgde uitnodiging krijgt uw evenement meer aandacht.

5 december 2011 | Door redactie

Om de kans zo groot mogelijk te maken dat de mensen op uw gastenlijst komen opdagen, moet u aandacht besteden aan het maken van een aantrekkelijke uitnodiging. De geadresseerde moet zich vereerd en speciaal voelen. U kunt dat op verschillende manieren bereiken. Wilt u uw uitnodigingen versturen via de post, dan is het belangrijk dat de envelop opvalt tussen de andere post. Dat vergroot de kans dat hij meteen geopend wordt. Wilt u snel weten wie u kunt verwachten, dan kunt u overwegen om de uitnodigingen na te bellen. Het aantal adressen moet dan niet te groot zijn natuurlijk.

Maak de uitnodiging persoonlijk

Het is geen prettige klus, maar controleer voor verzending nog een keer alle naam- en adresgegevens. Kijk ook of de aanhef klopt zodat u bijvoorbeeld een mevrouw niet als heer aanspreekt. Irritatie over een foute aanhef kan al aanleiding zijn om een uitnodiging terzijde te schuiven. Zorg dat u de tekst van de uitnodiging op de doelgroep afstemt. Het kan zijn dat u uw zakenrelaties anders wilt aanspreken dan de medewerkers van uw organisatie. Maak dit onderscheid dan ook in uw uitnodiging. Dat kan al in een paar zinnen. Het geeft uw uitnodiging een persoonlijke uitstraling. Lees meer over het schrijven van een uitnodiging in Office Rendement 11-2011 op pagina 19.