Het handboek secretariaat is een zeer informatief en praktisch document. Dit betekent dat u zakelijk en gestructureerd moet schrijven. Zo kunnen medewerkers van het secretariaat snel vinden wat ze zoeken, en meteen begrijpen wat elk onderwerp inhoudt. Enkele schrijftips voor een geslaagd handboek secretariaat.
Maak van uw handboek secretariaat geen duimendik boekwerk, het is de bedoeling dat medewerkers de benodigde informatie snel kunnen opzoeken. Houd alle beschrijvingen daarom kort en bondig. Geef niet meer informatie dan noodzakelijk en schrijf het beknopt op. Kijk wel verder dan het zinsniveau: zorg dat u de tekst in duidelijke blokjes onderverdeelt. Maak korte alinea’s die steeds een (deel)onderwerpje behandelen. Na een harde return of witregel volgt een nieuwe alinea over een ander onderwerp. Werk ook met duidelijke koppen van hoofdstukken en paragrafen. Lezers vinden nog sneller wat ze zoeken als u daarnaast gebruikmaakt van tussenkopjes. Die hoeft u niet te nummeren, maar u kunt ze wel laten opvallen, bijvoorbeeld door ze te cursiveren. Ze helpen zo de aandacht van de lezer te trekken en laten zien hoe u de tekst heeft opgebouwd.
Kies daarnaast voor uw handboek secretariaat een duidelijke lay-out, die de structuur en indeling volgt van uw boekwerk. U heeft niets aan niet-functionele kleurtjes of versieringen, dat leidt alleen maar af. Uw handboek hoeft er echter ook niet uit te zien als een rouwkaart. Ga voor een frisse en functionele lay-out, die prettig oogt. Wilt u alle ins en outs weten van het maken van een handboek secretariaat, bestel dan Themadossier Office Rendement 2 van 2013. Dat dossier gaat volledig over het opstellen van dit handboek.