Beantwoorden van mail aan 'regels' gebonden

Hoe slordig vindt u het als er fouten in een e-mail staan van uw zakelijke contacten? Dan moet u het natuurlijk ook niet zelf doen. Ook van verenigingen of stichtingen wordt verwacht dat de communicatie per e-mail foutloos en efficiënt verloopt. U moet dus professioneel overkomen en om dat te bereiken, kunt u enkele ‘regels’ hanteren.

29 april 2011 | Door redactie

E-mailcontact tussen organisaties en hun relaties laat vaak te wensen over. In veel gevallen geldt: áls de mail al beantwoord wordt, rammelt deze vaak aan alle kanten. Dat geldt ook voor e-mails tussen medewerkers van verschillende organisaties. Toch hoeft het allemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Er zijn duidelijke regels die u op organisatieniveau kunt afspreken. Denk daarbij aan de volgende aanwijzingen: 

  • Stuur een ontvangstbevestiging, eventueel automatisch.
  • Neem maximaal twee werkdagen voor de beantwoording.
  • Als u voorziet dat het langer zal duren, stuur dan informatie over de verwachte beantwoordingstermijn.
  • Zorg voor bondige, duidelijke en correcte correspondentie.
  • Maak in de onderwerpregel duidelijk waar u op reageert.
  • Schrijf zakelijk, dus niet met ‘hoi’, ‘doei’ en ‘jij’, maar gebruik bij zakelijke correspondentie gangbare aanhef en ondertekening.
  • Eindig met de NAW-gegevens van uw organisatie.
  • Stuur geen zware bijlagen mee, 1 MB is het absolute maximum.

E-mail in huisstijl

Het staat bovendien erg professioneel als uw online communicatie aansluit op de huisstijl van uw organisatie. Spreek organisatiebreed af welk lettertype u in e-mails gebruikt en maak standaardteksten voor de ontvangstbevestiging, afwezigheidsmelding en automatische handtekening. Dan weet u zeker dat al uw medewerkers op dezelfde manier communiceren en verkleint u de kans op fouten door slordigheid.