De mailbox van Outlook kan ongemerkt enorm vollopen. Dat voorkomen, vergt een dagelijkse opschoonactie, maar daar is vaak geen tijd of gelegenheid voor. Ineens blijkt een inbox dan 15.000 items te bevatten. Gelukkig biedt Outlook een hulpprogramma om van tijd tot tijd overtollige items uit de mailbox te verwijderen.
In de loop der tijd kunnen mailboxen heel erg vol komen te zitten; duizenden mailtjes is helemaal niet ongewoon. Daar zit ongetwijfeld veel tussen dat gewoon weg kan. Dat mailtje van de collega om te zeggen dat ze iets later is, of de link die verwijst naar een interessante bron voor het werk bijvoorbeeld. Na het lezen verliezen ze eigenlijk hun waarde al. De Professional-versies van Microsoft Office bieden bij Outlook een hulpprogramma waarmee het mogelijk is de mailbox eens in de zoveel tijd op te schonen. Klik hiervoor in Outlook op Bestand (tools) en vervolgens op Info. Een van de opties die nu tevoorschijn komen, heet Postvak opruimen. Klik op Opschoonprogramma’s en vervolgens op Postvak opruimen. Nu verschijnen vijf opties die het mogelijk maken de inbox te beheren.
Veel organisaties hebben zelf al een archieffunctie van de mailboxen van hun medewerkers ingesteld, maar als dat niet het geval is, kan de gebruiker het archiveren hier zelf regelen. Dat kan met AutoArchiveren. Maar ook de map met verwijderde items kan hier geleegd worden, voor zover dat niet al handmatig wordt bijgehouden.