Efficiënt overleg… klik, sleep en verzend…

Van de hele berg e-mails die u op een dag binnenkrijgt, zult u er een aantal gelijk kunnen afhandelen en misschien ook een aantal ongezien wegooien. Maar er zitten ook altijd wel e-mails tussen waarover u graag van gedachten wilt wisselen met de afzender. Met een paar simpele handelingen regelt u een overleg én zorgt u ervoor dat u het niet vergeet.

17 juni 2011 | Door redactie

Krijgt u een e-mail binnen waarover u nog even moet overleggen, dan is het niet nodig om zelf weer een nieuwe mail op te stellen om uw collega of medewerker uit te nodigen. U plakt de ontvangen e-mail gewoon in uw Outlook-agenda. De inhoud van de mail staat dan automatisch in de uitnodiging, uw collega of medewerker krijgt bericht en voor u beiden staat de afspraak genoteerd in de agenda van Outlook. Efficiënter kan bijna niet. Het koppelen van een e-mail aan een afspraak gaat als volgt:

  1. Sleep de e-mail waar u een afspraak van wilt maken linksonder naar uw agenda. Dan verschijnt het scherm waarmee u een afspraak kunt aanmaken.
  2. In dit scherm ziet u de inhoud van de e-mail staan. Vul het onderwerp en eventueel de locatie in.
  3. Vul het tijdstip en de datum van de afspraak in. U hoeft het niet per se bij cijfers te houden. Typ bijvoorbeeld eens ‘morgen’ in of ‘dag na Koninginnedag’. Dan krijgt u automatisch de juiste datum.
  4. Kloppen alle gegevens, dan kunt u de afspraak ‘Verzenden'. De afspraak staat nu in uw agenda, en de originele mail bevindt zich nog netjes in uw inbox.
  5. De ontvanger kan uw verzoek accepteren waarmee hij de afspraak automatisch in zijn eigen Outlook-agenda zet.