Efficiënt overleg… klik, sleep en verzend!

Van de rijstebrijberg aan e-mails die u op een dag binnenkrijgt, zult u er een aantal gelijk kunnen afhandelen en misschien ook een aantal ongezien wegooien. Maar er zitten meestal ook berichten tussen waarover u graag van gedachten wilt wisselen met de afzender. In Outlook plant u met een paar simpele handelingen een overleg én zorgt u ervoor dat u het onderwerp niet vergeet.

7 april 2021 | Door redactie

Krijgt u een e-mail binnen waarover u nog even moet overleggen, dan is het – als u met Outlook werkt – niet nodig om zelf een nieuwe mail op te stellen om uw collega of medewerker uit te nodigen. U plakt de ontvangen e-mail gewoon in uw Outlook-agenda. De inhoud van de mail staat dan automatisch in de uitnodiging, uw collega of medewerker krijgt bericht en voor u beiden staat de afspraak genoteerd in de agenda van Outlook. Efficiënter kan bijna niet.

Koppelen van bericht en afspraak

Het koppelen van een e-mail aan een afspraak gaat als volgt:

  1. Sleep het bericht waar u een afspraak van wilt maken linksonder naar uw agenda en laat de muisknop los. Dan verschijnt het scherm waarmee u een afspraak kunt aanmaken.
  2. In dit scherm ziet u de inhoud van de e-mail staan. Vul het onderwerp en eventueel de locatie in.
  3. Vul het tijdstip en de datum van de afspraak in. U kunt in het datumveld ook ‘morgen’ intypen of ‘volgende week dinsdag’. Dan krijgt u automatisch de juiste datum.
  4. Kloppen alle gegevens, dan klikt u op ‘Verzenden'. De afspraak staat nu in uw agenda, en de originele mail bevindt zich nog netjes in uw inbox.
  5. De ontvanger kan uw vergaderverzoek accepteren, waarmee hij de afspraak automatisch in zijn eigen Outlook-agenda zet.

Bijlagen bij dit bericht