Het delen van Excelbestanden is in veel organisaties aan de orde van de dag. Veel werknemers delen deze bestanden via de optie ‘Werkmap delen’. Het nadeel daarvan is dat het niet duidelijk is wie welke wijziging aanbrengt.
Met een aantal extra instellingen kunnen werknemers van elkaar zien welke wijzigingen zij aanbrengen in een gedeelde Excelwerkmap. De registratie van wijzigingen is in te stellen via het tabblad ‘Controleren’, ‘Wijzigen’ en ‘Wijzigingen bijhouden’. In het menu dat zich nu opent, kunnen werknemers drie soorten wijzigingen laten markeren door Excel:
De geregistreerde wijzigingen kan Excel (tools) op twee verschillende manieren rapporteren: in het werkblad waarin de wijziging plaatsvindt of in een nieuw werkblad. Bij de keuze voor een nieuw werkblad maakt Excel automatisch een nieuw werkblad ‘Overzicht’ aan in de werkmap waarin werknemers werken. Dit nieuwe Excelwerkblad is voorzien van een filterfunctie, zodat filteren op basis van de naam van werknemers mogelijk is.