Organisaties die voor zakelijke doeleinden de Microsoftdienst Docs.com gebruiken, moeten goed controleren of hun documenten voor iedereen toegankelijk zijn. Is dat het geval, dan blijken allerlei gevoelige gegevens makkelijk vindbaar te zijn met de zoekfunctie van Docs.com
Medewerkers die hun bestanden uploaden naar cloudopslagdienst Microsoft Docs hebben vaak niet in de gaten dat de standaardinstelling ‘Openbaar op internet’ is. Daardoor is het document zichtbaar voor iedereen en ook indexeerbaar door zoekmachines. Dat geldt dus voor de zoekfunctie van Docs.com zelf, maar bijvoorbeeld ook voor Google en Bing. Slim zoeken (tool) in Docs.com heeft als resultaat dat allerlei gevoelige informatie relatief eenvoudig te vinden is. De nieuwssite ZDNet bracht dit aan het licht en vond bijvoorbeeld rijbewijsnummers, geboortedata en telefoonnummers. Iemand die de juiste zoektermen kent, kan ongetwijfeld nog andere interessante zaken naar boven halen. Microsoft heeft de functie kort online gehaald, maar de zoekoptie lijkt nog steeds dezelfde resultaten te leveren.
Gebruikers doen er goed aan de standaardinstelling voor hun documenten aan te passen. Dat kan direct na uploaden; er staat dan informatie over de rechten voor dat betreffende bestand. De veiligste instelling is ‘Beperkt’, want dan kunnen alleen gebruikers die een directe link krijgen het bestand bekijken. Documenten die al in Docs.com gezet zijn, kunnen aangepast worden op de persoonlijke homepage van de gebruiker. Dat kan bij Documenten en vervolgens Bewerken.