Laat Outlook het opruimen van uw mail regelen

Het zit er dik in dat u als manager wordt overspoeld met informatie. In uw mailbox bent u het overzicht snel kwijt als u uw binnenkomende berichten niet dagelijks bijhoudt. Door e-mails naar verschillende mapjes te slepen, houdt u uw inbox wel onder controle. Maar wist u dat dit ook automatisch kan door het eenmalig instellen van regels?

7 december 2010 | Door redactie

Als u zich heeft geabonneerd op interessante nieuwsbrieven of mails met aanbiedingen, kunnen die uw zicht vertroebelen op binnenkomende mails waarop u direct actie moet ondernemen. U kunt een ontvangen nieuwsbrief of reclamemail steeds naar een aparte map slepen. Maar dit kan veel sneller en efficiënter. U kunt in Outlook namelijk regels aanmaken, waardoor e-mails van bepaalde verzenders of met een bepaald onderwerp automatisch in het goede mapje belanden.

Regel aanmaken

U stelt zo'n e-mailregel als volgt in:

  • Ga in het menu Outlook naar ‘Extra' en klik op ‘Regels en waarschuwingen'.
  • In het scherm dat verschijnt, ziet u onder het tabblad ‘E-mailregels' een venster met regels die al actief zijn. U kunt deze bewerken of verwijderen door ze te selecteren en op de desbetreffende actie boven het venster te klikken. Wilt u een nieuwe regel aanmaken, dan klikt u boven het venster op ‘Nieuwe regel...'.
  • U krijgt een scherm te zien met de titel ‘Wizard Regels'. Boven het eerste venster staat ‘Stap 1: selecteer een sjabloon' waarbij u een regel kunt selecteren.
  • Wilt u e-mails van een bepaalde persoon of bepaald bedrijf in een map laten belanden, dan selecteert u de optie ‘Berichten van iemand naar een map verplaatsen'.
  • In het venster daaronder, waar u ‘Stap 2: bewerk de beschrijving van de regel' ziet staan, kunt u klikken op ‘personen of distributielijst' en ‘naam map'. Bij de eerste optie selecteert u van wie u bepaalde e-mails in een map wilt laten belanden en bij de tweede optie selecteert u de map waar de e-mail naar verplaatst moet worden. Klik vervolgens op ‘Volgende'.
  • U krijgt een scherm te zien waarin u nog specifieke taken en uitzonderingen aan de regel kunt meegeven. Heeft u uw wensen ingesteld dan klikt u wederom op ‘Volgende'.
  • Als laatste krijgt u een samenvatting van de zojuist aangemaakte regel te zien. Klopt dit allemaal, dan klikt u op voltooien en uw regel is aangemaakt!