Laat Word uw documenten goed controleren

Voordat u een Word-document naar een extern contact stuurt, controleert u natuurlijk goed of er geen rare dingen in staan. Maar soms blijft er toch verborgen informatie achter in het bestand, die de ontvanger dan terug kan halen. Bovendien kan een slim persoon de geschiedenis van uw document achterhalen. Verstuur documenten daarom altijd als pdf-bestand en laat Word uw document grondig controleren.

16 december 2011 | Door redactie

Als u een Wordbestand naar een externe relatie moet sturen, zult u het document voor verzending nakijken op gevoelige informatie. Helaas kunnen er ondanks uw controle nog steeds gegevens in het bestand zijn achtergebleven, de zogenoemde metagegevens. Het is voor iemand met de juiste kennis mogelijk om bijvoorbeeld oude versies en opmerkingen terug te halen. Op die manier kan de ontvanger achter informatie komen die u liever voor uzelf had gehouden. Het is daarom verstandig om maatregelen te nemen voordat u een Word-bestand verstuurt naar een externe partij.

Document controleren of converteren

U kunt dit op twee manieren aanpakken. Ten eerste kunt u een pdf-bestand maken van uw document. Daarmee is uw geschiedenis in één keer gewist. Er zijn verschillende programma’s waarmee u Word-documenten omzet naar pdf. Een van de bekendste is de Cutepdf writer. Een andere manier om uw sporen uit te wissen is een grondige controle in Word. Om de controle uit te voeren klikt u op de Startknop en kiest u in het menu ‘Voorbereiden’ voor de functie ‘Document controleren’. Nu wordt gevoelige informatie gewist. Hierna kunt u het bestand met een gerust hart verzenden.