Moet u wel eens bijeenkomsten of een werkoverleg plannen waar meerdere collega’s aanwezig moeten zijn, dan bent u al snel heen en weer aan het mailen. Gelukkig introduceert Outlook nu ook een soort datumprikker, zodat u makkelijker tot een afspraak komt.
Het e-mailprogramma Outlook is makkelijk maar niet als u per mail meerdere personen wilt vragen naar hun beschikbaarheid voor een overleg of bijeenkomst op een bepaalde datum en een bepaald tijdstip. Voor u het weet bent u tien e-mails verder en heeft u nog geen datum waarop de meesten kunnen. Voorheen greep u waarschijnlijk naar een online datumprikker, wat natuurlijk handig kan zijn. Alleen moet u daarvoor wel uit uw Outlook-omgeving en ziet het er niet zo zakelijk uit. Gelukkig introduceert Microsoft nu voor Office 365-gebruikers een soortgelijke oplossing: FindTime.
Met de datumprikker FindTime kunnen de (externe) partijen die u benadert, eenvoudig aangeven welk tijdstip het beste uitkomt voor de afspraak. Degene die de uitnodiging verstuurt, moet de beschikking hebben over Office 365, maar de ontvangers (genodigden) hebben alleen een e-mailadres en toegang tot internet nodig. Zij kunnen laten weten of ze wel of niet beschikbaar zijn op de opgegeven data of hun voorkeur aangeven voor een bepaald tijdstip. De organisator kan zien welk tijdstip favoriet is en meteen vanuit Outlook een afspraak inplannen (tool). Wilt u FindTime gaan gebruiken om partijen uit te nodigen, dan moet u het eerst installeren.