Sla standaard e-mails op in Outlook
Menig werknemer typt meermaals e-mails van dezelfde strekking, bijvoorbeeld naar sollicitanten of klanten. Vaak kiezen werknemers er dan voor dezelfde tekst in een iets andere bewoording te e-mailen. Wie veelgebruikte teksten opslaat in Outlook heeft standaard e-mails voortaan veel sneller verstuurd.
Mocht je vaak e-mails met standaardteksten verzenden, dan zul je waarschijnlijk passages kopiëren uit eerder verzonden berichten. Het vervelende aan die methode is dat je de vorige e-mail moet openen, de tekst moet selecteren en die dan moet plakken in het nieuwe bericht. Om tijd te besparen kun je veelgebruikte teksten beter opslaan in Outlook, zodat je ze snel kunt invoegen in een e-mailbericht:
- Open een nieuw bericht, typ de tekst die je wilt opslaan en selecteer die;
- Nu klik je op ‘Snelonderdelen’ in het tabblad ‘Invoegen’ en daarna op ‘Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen’;
- In het scherm dat nu verschijnt, geef je de tekst een naam en kies je bij ‘Galerie’ voor ‘Snelonderdelen’. Bij ‘Opties’ selecteer je ‘Alleen inhoud invoegen’. Je kunt eventueel ook een beschrijving van de tekst toevoegen als je dit wilt;
- Klik tenslotte op ‘OK’ om de instellingen op te slaan.
Invoegen in het e-mailbericht
De volgende keer dat je een standaard e-mail wilt versturen, open je het tabblad ‘Invoegen’ en klik je op ‘Snelonderdelen’. Je ziet nu een voorbeeld van je tekst in beeld staan. Door hierop te klikken kun je de tekst invoegen in je bericht. Zorg wel dat je de muiscursor in het tekstveld plaatst. Als de cursor bijvoorbeeld in het Onderwerpveld staat, kun je niet op ‘Snelonderdelen’ klikken.