Al die bonnetjes die werknemers aan hun declaraties van zakelijke kosten vastnieten, moeten in de administratie bewaard worden om ze onbelast te kunnen vergoeden. Deze administratieve rompslomp kan voorkomen worden als werknemers treinkaartjes en kassabonnetjes als pdf indienen.
Werknemers die intermediaire kosten maken, kunnen die bij de werkgever declareren. Bijvoorbeeld als ze een fles wijn kopen voor een klant, of als ze voor een presentatie zelf whiteboardmarkers aanschaffen. Ze moeten dan wel een bonnetje inleveren van hun uitgave. Deze aankoopbewijzen moet de werkgever allemaal in de administratie bewaren.
Als dit in een onderneming nog allemaal op papier gebeurt, kan de werkgever deze papierwinkel vereenvoudigen door alle bonnen voortaan digitaal op te vragen en te bewaren. Voor werknemers is het met hun smartphone een fluitje van een cent om hun kassabon voortaan per mail aan te leveren. Voor iPhone- en Android-toestellen zijn er allerlei apps die van de mobiele telefoon een scanapparaat maken. Bijvoorbeeld Camscanner, TapScanner en PDF Scanner.
Hoe werkt zo'n app? De ingebouwde camera op het toestel kan bonnetjes en treinkaartjes, maar ook andere documenten of whiteboard-aantekeningen lezen. Na het maken van een foto kan de app de afbeelding bijsnijden tot het gewenste formaat en de tekst optimaliseren zodat alles goed leesbaar blijft. De bestanden zijn vervolgens als pdf te bewaren en te voorzien van ‘tags’ om ze makkelijker doorzoekbaar te maken. En ze kunnen eenvoudig worden gemaild.
Deze apps zijn te downloaden vanuit de App Store (iPhone) of Google Play (Android). Er zijn meestal twee varianten, een gratis en een betaalde. Bij de gratis versie zijn de mogelijkheden wat beperkter en komen er advertenties langs. Bij aanschaf van de betaalde versie zijn er meer functionaliteiten en geen advertenties.