Snel declaraties scannen met de smartphone

Al die bonnetjes die werknemers aan hun declaraties van zakelijke kosten vastnieten, moet u in de administratie bewaren om ze onbelast te kunnen vergoeden. Voortaan kunnen werknemers met een smartphone uw leven een stuk eenvoudiger maken door hun treinkaartjes en kassabonnetjes als pdf naar u te mailen.

18 mei 2012 | Door redactie

Werknemers die zakelijke kosten maken, kunnen die bij uw onderneming declareren. Bijvoorbeeld als ze door hun werk niet op de normale tijd thuis kunnen eten, of als ze voor een presentatie zelf materiaal aanschaffen. Ze moeten dan wel een bonnetje inleveren van hun uitgave. Deze aankoopbewijzen moet u allemaal in de administratie opbergen.

Alle bonnen voortaan digitaal bewaren

U kunt deze papierwinkel vereenvoudigen door alle bonnen voortaan digitaal te bewaren. Voor werknemers met een smartphone is het een fluitje van een cent om hun kassabon voortaan per mail aan te leveren. Voor iPhone- en Android-toestellen is er namelijk de applicatie CamScanner, die van de mobiele telefoon een scanapparaat maakt.
Hoe werkt de app? De ingebouwde camera op het toestel kan bonnetjes en treinkaartjes, maar ook andere documenten of whiteboard-aantekeningen lezen. Na het maken van een foto snijdt CamScanner de afbeelding bij tot het gewenste formaat en optimaliseert tekst zodat alles goed leesbaar blijft. De bestanden zijn vervolgens als pdf te bewaren en te voorzien van ‘tags’ om ze makkelijker doorzoekbaar te maken. En ze kunnen eenvoudig worden gemaild.

Gratis te downloaden op de smartphone

CamScanner is te downloaden vanuit de App Store (iPhone) of Play Store (Android). Er zijn twee varianten, een gratis en een betaalde. Zoals wel vaker moet u in de gratis versie (CamScanner Free) advertenties dulden. De betaalde variant is reclamevrij.