Tover uw Word-document om in een pdf-bestand

Het is niet verstandig om Word- of Excel-bestanden te e-mailen naar mensen buiten de organisatie. In die bestanden is namelijk nog informatie te vinden die u waarschijnlijk liever voor uzelf houdt. Ook kan de ontvanger uw document aanpassen. Dat voorkomt u door er een pdf-bestand van te maken, en het in die vorm te verzenden. In de Office-programma’s is daar een snelle manier voor.

25 mei 2012 | Door redactie

Misschien heeft u er al een gewoonte van gemaakt, maar e-mail uw bestanden altijd als pdf. Daarmee voorkomt u bijvoorbeeld dat de ontvanger (ongewild) gegevens wijzigt. Er zijn meerdere manieren om een Word- of Excel-bestand om te zetten naar pdf. Misschien wel de makkelijkste manier, is het Word- of Excel-bestand meteen als bijlage in een e-mailbericht te plaatsen:

  • Klik op de Office-knop en ga met de muis op Verzenden staan;
  • Selecteer Als pdf-bijlage bij een e-mailbericht verzenden;
  • Nu opent zich een e-mail in Outlook met daarin het pdf-bestand als bijlage. De bijlage kunt u verzenden, maar natuurlijk ook opslaan door op de rechtermuisknop te klikken en Opslaan als te kiezen.

Handtekening weg door pdf-bijlage

Het heeft wel een klein nadeel om  uw bestanden op deze manier om te zetten naar pdf. Mocht u namelijk gebruikmaken van een e-mailhandtekening, dan zal het u opvallen dat die ontbreekt. Om die alsnog toe te voegen gaat u in het e-mailbericht naar het tabblad Invoegen. Klik daarna op Handtekening en selecteer de juiste e-mailhandtekening.