Correct werken met stagiairs in zeven stappen

Er gelden veel speciale regels voor stagiairs en jonge leerlingen. In deze toolbox vindt u terug wat er allemaal op uw pad komt als u met een stagiair of leerling in zee gaat. Een stage, leerwerkplek of werkervaringsplaats is niet hetzelfde als een gewone baan.

Voor veel stagiairs is het de eerste kennismaking met een professionale organisatie. Het is dan ook belangrijk dat uw organisatie het voortouw neemt en alles netjes regelt voor de stagiair. Fiscaal en arbeidsrechtelijk gezien vragen stagiairs een aparte behandeling. En op arbogebied komen vaak afwijkende regels voor jonge werknemers om de hoek kijken. Met deze toolbox heeft u alle bijzonderheden op een rijtje.

  • 1

    Download de interactieve inhoudsiopgave

    Correct werken met stagiairs in zeven stappen

    Maak duidelijke afspraken over stage, leerbaan of werkervaringsplaats

    Door een stagiair in uw onderneming te laten meewerken, haalt u extra handjes en een frisse blik in huis zonder dat het de hoofdprijs kost. Bovendien helpt u de stagiair aan de broodnodige praktijkervaring. Fiscaal en arbeidsrechtelijk gezien is een stagiair geen gewone werknemer. En omdat stagiairs vaak jong zijn, kunnen er ook speciale arboregels gelden. Deze toolbox zorgt ervoor dat u geen aandachtspunten over het hoofd ziet.

    Elke titel in de interactieve inhoudsopgave bevat de link naar het betreffende onderdeel op Rendement Online. Deze inhoudsopgave is ook te gebruiken als checklist: u kunt items afvinken als u wilt bijhouden welke onderdelen u heeft afgerond.                    

  • 2

    De eerste stagiair aannemen

    Hoe komen we aan een goede stagiair?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 11-08-2020

    Voor onze organisatie zoeken we goede stagiairs. Waar kunnen we die vinden? We willen graag bijdragen aan het leerproces van een student of een leerling, maar we vinden het zonde van de tijd om te investeren in een ongemotiveerde stagiair. Hoe herkennen we een ongemotiveerde stagiair? 

    Zelf op zoek naar stagiairs voor uw organisatie

    Verdiepingsartikel Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 08-08-2022

    Stages zijn een belangrijke investering in uw organisatie. De stageplekken spelen immers een grote rol bij het werven en inwerken van jong talent. Hoe vindt u nieuwe stagiairs? U kunt ze bereiken via diverse bureaus en platforms, maar u kunt ze natuurlijk ook zelf werven. Dit artikel geeft verschillende tips hoe u dit kunt aanpakken.

    Stages en leerbanen in uw organisatie goed regelen

    Tool Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 25-08-2020

    Besluit uw organisatie om een stagiair binnen te halen, zorg er dan voor dat u de volgende stappen doorloopt.

    Waar moet u op letten als uw organisatie met stagiairs werkt?

    Verdiepingsartikel Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 03-08-2023

    Binnen veel ondernemingen is het gebruikelijk dat een scholier of student een tijdje stage komt lopen. Vaak vindt een stage plaats in het kader van de opleiding van de scholier of student. Zoals een student rechten die een periode van twee maanden stage loopt op een advocatenkantoor. Waar moet u opletten als u binnen uw organisatie een stagiair inzet? Wat zijn de risico’s, aandachtspunten en rechten en plichten?

    Mogen we een stage aanbieden zonder onderwijsinstelling?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 06-05-2024

    In onze organisatie geven we ook graag kansen aan werknemers met weinig of geen werkervaring of opleiding. Zo bieden we bijvoorbeeld de mogelijkheid om bij ons een vak te leren, bijvoorbeeld door het lopen van stage. Nu willen we een stagiair aannemen die niet ingeschreven staat bij een onderwijsinstelling. Kan dat en wat moeten we dan betalen?

  • 3

    Een overeenkomst sluiten

    Voorbeeld stageovereenkomst

    Tool Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 12-08-2019

    Met dit voorbeeld van een stageovereenkomst kunt u afspraken tussen uw organisatie en een stagiair op papier vastleggen.

    Wanneer is een stageovereenkomst toch een arbeidsovereenkomst?

    Verdiepingsartikel Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 10-08-2022

    In september starten veel stages. Afspraken hierover legt u vast in een stageovereenkomst. De scheidslijn tussen een stageovereenkomst en een arbeidsovereenkomst is soms dun, terwijl het grote gevolgen kan hebben als een rechter een overeenkomst kwalificeert als arbeidsovereenkomst. Wat kenmerkt een stageovereenkomst en hoe voorkomt u dat een stagiair met succes een arbeidsovereenkomst claimt?

    De werkervaringsplek: ‘stage’ of arbeidsovereenkomst?

    Verdiepingsartikel Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 03-08-2020

    De werkervaringsplek lijkt sterk in opkomst. Onder andere als gevolg van de krappe arbeidsmarkt voor pas afgestudeerden schieten vacatures voor werkervaringsplekken als paddenstoelen uit de grond. Als uw organisatie een steentje wil bijdragen aan de ­banenjacht van iemand die ongewild thuiszit, lijkt het inschakelen van zo’n goedkope kracht misschien een win-winsituatie. Vergis u echter niet! Een werkervaringsplek brengt wel degelijk juridische risico’s met zich mee.

    Snel aan de slag met stages en leerbanen voor vmbo en mbo

    Toolbox Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 03-12-2024

    Als jongeren  in het kader van hun vmbo- of mbo-opleiding in uw organisatie praktijkervaring komen opdoen, kan er sprake zijn van een stage, maar ook  van een leerbaan of leerwerkplek. Daar komen diverse bijzondere regels bij om de hoek kijken. Die zijn in deze toolbox voor  u gebundeld. De algemene aandachtspunten die voor stages en leerbanen gelden, staan in de toolbox Correct werken met stagiairs in zeven stappen.

    Aan de slag met de stagiair

    Infographic Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 04-08-2023

    Een stagiair kan op basis van drie ‘constructies’ bij uw organisatie stage lopen. In de infographic ziet u deze constructies.

    Mag ik een geheimhoudingsbeding afspreken met een stagiair?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 30-04-2024

    Onze organisatie werkt op bepaalde afdelingen met privacygevoelige persoonsgegevens. Daarnaast willen we ook onze vertrouwelijke bedrijfsgegevens beschermen. In de arbeidsovereenkomsten met onze werknemers staat daarom een geheimhoudingsbeding, met daaraan een boetebeding gekoppeld. Mogen we deze afspraak ook opnemen in de stage-overeenkomsten?

  • 4

    De beloning van stagiairs regelen

    Afspraken over stagevergoeding

    Infographic Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 16-04-2024

    Stagiairs die bij uw organisatie stage gaan lopen, kunnen een stagevergoeding krijgen. Wat zijn de aandachtspunten als uw organisatie met een stagiair in zee gaat en een vergoeding wil geven?

    Moet een stagiair het minimumloon betaald krijgen?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 15-11-2024

    Heeft een stagiair die in onze organisatie stage komt lopen recht op het minimumloon?

    Is een stagevergoeding loon of onkostenvergoeding?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 01-08-2024

    Hoe moeten we een vergoeding aan stagiairs van € 400 per maand verwerken voor de loonheffingen, als belast loon of onbelaste onkostenvergoeding?

    De verwerking voor de loonheffingen van (ex-)stagiairs

    Verdiepingsartikel Aangifte loonheffingen Publicatiedatum: 30-06-2023

    Als uw onderneming stageplaatsen aanbiedt, moet u even opletten. Bij stagiairs moet u namelijk de betreffende arbeidsrelatie juist kwalificeren voor de loonheffingen en zorgen dat u de beloning fiscaal correct verwerkt. En als de stagiair na de stageperiode bij uw onderneming in dienst komt, brengt dat ook de nodige aandachtspunten met zich mee!

    Moeten we een zieke stagiair doorbetalen?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 01-02-2024

    Een stagiair die in onze organisatie een half jaar werkervaring komt opdoen, heeft zich gisteren ziekgemeld. Blijft zijn stagevergoeding tijdens ziekte gewoon doorlopen?

    Moeten we loonbelasting betalen voor buitenlandse stagiairs?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 27-08-2020

    Volgende maand beginnen in onze organisatie een paar stagiairs uit andere EU-landen. Welke extra aandachtspunten gelden er voor de loonheffingen als we een stagiair uit het buitenland in onze organisatie laten meedraaien?

  • 5

    Scholingsubsidies voor stagiairs claimen

    Zijn er subsidieregelingen voor stages en leerwerkplekken?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 01-09-2020

    Wij willen dit schooljaar een stagiair aannemen. Op welke manier kunnen wij de stagiair belonen en waar moeten wij dan op letten? Zijn er bepaalde subsidieregelingen waar wij gebruik van kunnen maken?

    Zo regelt uw organisatie scholing zonder hoge kosten

    Toolbox Opleiding en ontwikkeling Publicatiedatum: 15-11-2024

    Opleidingen kunnen in deze lastige tijden een kostenpost vormen die de werkgever er eigenlijk niet bij kan hebben. Toch is het (om)scholen van werknemers essentieel. Gelukkig zijn er talloze manieren om de kosten te beperken. Duidelijke afspraken maken en alert zijn op beschikbare tegemoetkomingen is het devies. In deze toolbox staan de diverse mogelijkheden op een rijtje.  

    Loonkostenvoordeel kan ook voor stagiairs gelden

    Nieuws LKV en (jeugd-)LIV Publicatiedatum: 27-07-2020

    Werkgevers kunnen ook voor stagiairs recht hebben op een loonkostenvoordeel (LKV). De stagiair moet dan wel een echte of fictieve dienstbetrekking hebben. Kennis van de regels hierover is belangrijk, zodat er geen voordeel wordt misgelopen.

  • 6

    Afspraken maken over stagewerk

    Voor stagiair gelden dezelfde arboregels als voor werknemer

    Nieuws Arbowet Publicatiedatum: 25-08-2020

    Ook al ontvangt een stagiair geen loon en heeft hij geen arbeidsovereenkomst, toch moet hij op het gebied van arbo behandeld worden alsof het een eigen werknemer is. De Arbowet maakt geen onderscheid tussen werknemers en stagiairs. Omdat stagiairs een bijzondere groep vormen met weinig ervaring, lopen ze vaak juist extra risico's: een extra aandachtspunt.

    Stagiair mag niet zomaar zieke werknemer vervangen

    Nieuws Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 06-02-2020

    Als een werkgever een stagiair aan de slag laat gaan bij zijn organisatie, kan er onbedoeld sprake zijn van een arbeidsovereenkomst. Daarbij is doorslaggevend of de stagiair werkzaamheden uitvoert in zijn eigen belang of in het belang van de organisatie. Dat blijkt uit een recente uitspraak van Gerechtshof Amsterdam.

    Mag een stagiair 'ontslagen' worden?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 18-08-2020

    Wij hebben binnen onze organisatie een stagiair aangenomen. Helaas voldoet hij niet aan de verwachtingen. Hij is ongemotiveerd en komt vaak te laat. Kunnen wij de stage tussentijds beëindigen?

  • 7

    Na afloop van de stage

    Goede stagiairs voor de organisatie behouden

    Tool Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 25-05-2023

    Als uw organisatie een stagiair heeft die aan de eisen voldoet, is het slim om deze stagiair na de stage meteen een contract aan te bieden.

    Hoe zorgt u voor binding van stagiairs aan uw organisatie?

    Verdiepingsartikel Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 04-08-2020

    De huidige krapte op de arbeidsmarkt en de vergrijzende beroepsbevolking maken het steeds lastiger om jong talent te boeien en binden. De kosten van werving en selectie lopen daarom vaak snel op, terwijl u maar moet afwachten hoe lang iemand blijft werken in uw organisatie. Stages zijn het perfecte alternatief om nieuw talent duurzaam, effectief en goedkoop te werven en te behouden. Maar hoe pakt u dit aan?

    Wat als we een stagiair na zijn stage willen houden?

    Vraag & Antwoord Stagiairs en leerbanen Publicatiedatum: 11-08-2023

    Wij hebben een stagiair waar we heel blij mee zijn. We willen hem graag aansluitend op zijn stage een arbeidsovereenkomst aanbieden. Moeten we nog ergens rekening mee houden?

    Aanbevelingsbrief werknemer of stagiair

    Tool Persoonlijke vaardigheden Publicatiedatum: 21-10-2019

    Het kan voorkomen dat uw werknemer of stagiair u vraagt om een aanbevelingsbrief. Vindt u dit lastig? Deze tool helpt u hierbij.